Työympäristö

Täydellinen tilaratkaisu on liikkuva maalitaulu

Modernin toimistotilan pitää mahdollistaa ja innostaa. "Tulevaisuuden työpaikat ovat mitä suurimmassa määrin kohtaamisen, vuorovaikutuksen ja verkostoitumisen paikkoja", uskoo liiketoimintajohtaja Peter Lindeberg Peabilta.

Lindebergin mukaan yhtälö on sinänsä yksinkertainen: viihtyisät toimitilat tutkitusti lisäävät henkilöstön hyvinvointia – mikä puolestaan puskee tuottavuutta eteen- ja ylöspäin. Kysymys on enemmänkin siitä, kuinka temppu oikein tehdään? Kun kerran Suomessa liki jokainen toimialan yritys kertoo kehittävänsä ”tulevaisuuden toimitiloja” niin mistä tietää, millaisiin ratkaisuihin kannattaa panostaa?

Lindeberg tietää, että toimialalla hoetaan samoja mantroja, kuten ”monitilatoimisto” ja ”muuntojoustavuus” lähes kyllästymiseen saakka. Hän kehottaa yrityksiä katsomaan sanojen taakse ja selvittämään, millaisesta konseptista oikein on kysymys kunkin toimijan kohdalla.

Peter Lindeberg

”Nykytilanteessa moni asiakas on vähän hämillään ja esimerkiksi monitilatoimistosta voidaan ajatella, että kyseessä on siis paluu avokonttorimalliin. Tästä ei kuitenkaan ole kysymys, vaan hyvin suunnitellussa monitilatoimistossa on erilaisia vyöhykkeitä eri tarpeisiin”, hän kuvailee.

Sitoutuneempi startti
”Kaikki lähtee liikkeelle asiakkaan tarpeiden perinpohjaisesta selvityksestä. Yritystä kiinnostavat ratkaisut, jotka tukevat aidosti liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista”, tietää Lindeberg.

”Meidän täytyy tuntea asiakkaan liiketoiminnan luonne aika hyvin, ennen kuin voimme lähteä raamittamaan ratkaisua”, Lindeberg toteaa. ”One-size-fits-all” -ajattelumalli ei Peabin toimintafilosofiaan sovi: Peab luottaa pikemminkin siihen, että asiakasyrityksen väkeä osallistetaan pitkin matkaa ja samalla sitoutumisen aste – samoin kuin innostus ja ylpeys – nousee kuin itsestään.

”Keskusteluissa yrityksen johdon ja henkilöstön kanssa meille tulee kuva siitä, millainen tila sopii parhaiten juuri tälle asiakkaalle. Tämä ei käy hetkessä, vaan meidän tyypillinen toimitilaprojekti kestää – ensikontaktista muuttopäivään – noin 6–12 kuukautta.”

Haasta vanhat ajattelumallit!
Lindeberg muistuttaa, että uudesta toimitilaprojektista saa maksimaalisen hyödyn, kun uskaltaa tarkastella yrityksen eri funktioita kriittisin silmin – ja kyseenalaistaa ”näin me ollaan aina tehty” -ajattelun. Näin esimerkiksi parin ison neukkarin sijaan voi olla fiksumpaa ripotella viihtyisiä ad hoc -palaveripaikkoja ympäri taloa; tai varmistaa että firmassa on vain yksi ”kahvihana”, jonka äärellä kohtaamisia syntyy jo puoliväkisin.

”Monitilaratkaisuissa on selvää, että jonkinlainen kulttuurin muutos tulee väistämättä eteen. Tämä asettaa haasteita sekä johtamiselle että työskentelytavoille”, Lindeberg toteaa.

Ja tietenkin: muutos edellyttää tilaa, joka joustaa tarvittaessa. Peabin ylpeys on Business Garden -konsepti, johon kuuluu olennaisena osana tilojen helppo muunneltavuus. (Lue lisää uuden ajan toimitiloista: businessgarden.fi)

”Näin työtilat voidaan järjestää aina kulloisenkin tarpeen mukaisesti, olipa sitten toiveena monityötila tai perinteisempi tilaratkaisu. Business Gardeneissa tilojen uudelleenjärjestelymahdollisuus on otettu huomioon jo suunnittelu- ja rakennusvaiheessa”, Lindeberg kertoo.

Joustava säästää lompakkoa
Tämä tarkoittaa mm. sitä, että väliseinät siirtyvät helposti ja talotekniset muutokset hoidetaan automatiikan avulla. Näin vältytään mittavilta purku- ja rakennustöiltä muutostarpeen realisoituessa.

Tilat joustavat myös yrityksen koon mukaan – sekä ylösettä alaspäin. Näin uusia tiloja ei tarvitse olla heti etsimässä, kun väki kasvaa tai vähenee.

Muuntojoustavuus mahdollistaa tehokkaan tilankäytön, joka on noussut isosti yritysten agendalle viimevuosina. Kukaan ei halua maksaa hukkaneliöistä, vaan tilaa ja sen eri käyttötapoja katsotaan ikään kuin suurennuslasilla. Lindebergin mukaan Business Gardeneissa on päästy erittäin hyvälle tasolle tilatehokkuudessa.

”Jos perinteisessä toimistossa tilatehokkuus on noin 20 neliömetriä per työntekijä, niin meidän ratkaisuissa se on 12 neliötä tai jopa 10”, Lindeberg kuvailee. Näin on mahdollista jopa puolittaa organisaation tilatarve ilman, että viihtyvyys tai tuottavuus kärsivät.

”Tilojen tehokas käyttö tuottaa yritykselle merkittäviä kustannussäästöjä vuokrakuluissa, joten niiden suunnitteluun kannattaa panostaa.”

Tehoneliöt ankkuroivat työviihtyvyyden?
Pelkkä neliöiden karsiminen on sinänsä simppeliä, mutta miten varmistaa, että työviihtyvyys ei romahda, kun konttorilla onkin yhtäkkiä ahtaampaa? Miten tuottavuus saadaan nousuun, jos seinät painavat päälle? – Lindeberg myöntää, että skeptikoilla on hyvä pointti: miten vähemmällä tehdään enemmän?

”Ideana on miettiä joka vaiheessa ennen kaikkea sitä, mitä ihmiset arjessaan oikeasti arvostavat ja tarvitsevat.” Kun ihmisiä todella kuunnellaan, ja heille räätälöidään juuri heidän tarpeisiinsa sopiva tila, voidaan kaikki turha hyvästellä.

”Keräämämme palautteen mukaan väki on ollut hyvin tyytyväinen uusien tilojen suhteen – ja sitä mukaa kun parannusehdotuksia ilmenee, tutkimme mahdollisuudet toteuttaa ne”, toteaa Lindeberg.

”Tässä muutoksen ajassa me jatkamme asiakkaan tukena pitkään vielä senkin jälkeen, kun talon avaimet on luovutettu. Joka kohteen toimivuus selviää vasta käytännössä, eikä paperilla.”

Virtuaalinen visiitti
Suunnittelukaan ei tosin enää ole paperisavottaa: eri digityökalujen joukossa kenties kiinnostavin on VR-sovelluksen ( Virtual Reality) käyttö. Peabilla on ollut virtuaalisovellus käytössä asiakasrajapinnassa loppuvuodesta 2018.

”Sitä edelsi puolen vuoden kehitystyö, jonka aikana tutustuimme huolella teknologian mahdollisuuksiin ja siihen, kuinka asiakas voi saada siitä kaiken irti”, kertoo Lindeberg.

Ensimmäiset kokemukset kierroksista ”virtuaalirakennusten” sisällä ovat olleet positiivisia: kun tulevassa talossa pääsee tavallaan kävelemään ympäriinsä, palikat loksahtavat kohdalleen aivan eri tavalla kuin pohjapiirroksia selatessa.

”Tilan voi nyt kokea aika realistisella tavalla jo ennen kuin se on rakennettu. Näin asiakkaan henkilöstöä on mahdollisuus osallistaa entistä paremmin itse prosessiin ja myös jalkautus – eli tilan käyttöönotto – sujuu paremmin”, Lindeberg uskoo.

Palvelujen runsaudensarvi
Peabin ”kärkituote” markkinassa on Ultimes Business Garden I, joka valmistui Helsingin Pitäjänmäelle keväällä 2016. ”Hankkeen toinen vaihe on juuri valmistunut ja Ultimes Business Garden II otettiin käyttöön maaliskuussa 2019”, kertoo Lindeberg.

”Kaikkiaan meillä on mahdollisuus tehdä jopa kuusi Business Gardenia Pitäjänmäkeen”, hän paljastaa.

Ultimes Business Gardenin vuokralaisia ovat Peabin lisäksi ISS Palvelut, Crayon, Optiscan, Rudus sekä Suominen. Jo satunnainenkin vierailija huomaa, että ”bisnespuutarhassa” on muutakin kuin kopiokone ja kahvinkeitin: Ultimes tarjoaa esimerkiksi pesula-, hieronta- ja muonituspalveluja konttoriväen elämää helpottamaan.

”Palveluita käytetään jo laajasti ja lisää kehitetään koko ajan. Tämä on yksi esimerkki niistä tavoista, joilla saadaan aikaan kohtaamisia – ei pelkästään yrityksen sisällä – vaan myös eri alojen toimijoiden välillä.”

Teksti: Sami J. Anteroinen

Lue lisää uuden ajan toimitiloista: businessgarden.fi

Julkaistu: 08/2019