Skillmotor

BLOGI

6 vinkkiä etätiimin johtamiseen

Kirjoittaja: Hanna Mattinen

artikkelikuva: 6 vinkkiä etätiimin johtamiseen

Koronavirus pakotti monet etätöihin ensimmäistä kertaa. Miten saada työt sujumaan niin, että myös työn ilo säilyy?

Tänä keväänä moni tiimi siirtyi etätöihin nopealla aikataululla - ja jopa ilman aikaisempaa kokemusta. Äkilliset, ennakoimattomat muutokset ovat luonnollisesti stressaavia sekä tiimeille että esimiehille. Näillä vinkeillä johdat etätiimisi parempiin suorituksiin ja parannat myös työhyvinvointia.

Varmista, että tekniikka toimii

Toimivan tekniikan ansiosta tehokas työnteko on mahdollista myös kotona. Etätyö sujuu parhaiten kannettavilla tietokoneilla, mutta myös erityistarpeista on hyvä varmistua. Tarvitseeko joku kaksi näyttöä, ettei kotona ole tarpeen tulostaa papereita ja työt sujuvat tehokkaasti? Toimivathan tarvittavat ohjelmistot ja järjestelmät myös kotona, jos nettiyhteys on siellä hitaampi kuin työpaikalla? Jos mahdollista, siirtymää kotitoimistolle kannattaa testata hiljaisina hetkinä muutama henkilö kerrallaan. Myös ergonomiaa kannattaa miettiä. Jos työ kotitoimistossa on kovin staattista, säädettävä työpöytä ja sopiva työtuoli parantavat ergonomiaa.

Huolehdi tietoturvasta

Jos henkilöstön työnkuvaan kuuluu luottamuksellisten tietojen käsittelyä, on tietoturvaa mietittävä eri tavoin kuin toimistossa. Käykää perusasiat läpi: Paperia ei tulosteta kotitoimistolla ja oma kone on lukittava tauon ajaksi myös kotona. Kaikki käyttävät näytönsuojia. Myös puheluista on huolehdittava siten, että tietoturva säilyy.

Jousta, missä voit

Koronakriisin aikana kotielämä ja työelämä yhdistyivät hyvin tiiviisti, kun monet päiväkoti- ja kouluikäiset lapset jäivät viikoiksi kotiin. Varsinkin perheelliset työntekijät olivat silloin kovilla.

Jousto viikkotyöajan avulla auttaa kokonaisuuden hallinnassa. Poikkeustilanteissa työajoissa kannattaa joustaa mahdollisuuksien mukaan: tiimiläiset voivat hoitaa osan töistään aikaisin aamulla, myöhään illalla tai vaikkapa viikonloppuisin, jos työn luonne sen sallii ja mikä perheelle sopii parhaiten. Muista kuitenkin työaikalain säädökset ja huomioi tarvittavat toimenpiteet työaikajärjestelyitä muutettaessa. Sopikaa ja viestikää työajoista ja vastuista selkeästi.

Pystytä nopeita viestintäkanavia

Etätiimin keskinäiseen viestintään ja käytettäviin kanaviin kannattaa kiinnittää huomiota. Kun toimistossa nopean kysymyksen voi huikata sermin yli, kotitoimistolta pitääkin soittaa tai viestitellä kollegalle, ja vastauksen saamiseen voi mennä aikaa.

Pulmaan auttaa nopeille kysymyksille pyhitetty tiimin oma viestintäkanava, esimerkiksi Teams-sovelluksessa tai vaikkapa Slackissa. Tiimiä kannattaa kuitenkin muistuttaa myös siitä, että pikaviestisovelluksissakin saa käyttää “Ei saa häiritä” - tilaa, jos työ vaatii keskittymistä, ja toisaalta tätä tilapäivitystä tulee myös muun tiimin kunnioittaa.

Pidä aamuvartti ja ole saatavilla

Etätiimi saattaa kaivata tiheämpää yhteydenpitoa kuin toimistolla työskentelevä tiimi. Tiiviin yhteydenpidon ansiosta tieto kulkee. Yksi hyvä käytäntö on aamuvartti: koko porukan yhteinen virtuaaliaamukahvi, jossa käydään läpi päivän tilanne. Tiimi voi pitää myös Teams-ryhmäpuhelua auki työnteon lomassa ja näin kysymyksiin löytyy usein nopeasti vastaus. Ole itse esimiehenä saatavilla tiimiläistesi puheluita, viestejä ja kysymyksiä varten ja ole myös aktiivinen tiimiisi päin, mitä heille yksilöinä etätöissä kuuluu. Kysymyksiä saattaa nousta enemmän kuin toimisto-oloissa ja niiden ratkomiseen voi mennä aiempaa enemmän aikaa, joten huolehdi, että olet saatavilla.

Tiimin yhteishenki pysyy yllä, kun virallisten palavereiden rinnalle järjestyy epämuodollisia päiväkahveja ja lounastreffejä. Kuulumisten vaihto ja epävirallinen jutustelu ovat työporukkaan kuulumisen suola ja voiman lähde. Kuuntele herkällä korvalla ja osallista; luontaisesti hiljaisempi tiimiläinen saattaa kokea jäävänsä ulkopuoliseksi, kun perinteiset vuorovaikutuksen keinot puuttuvat.

On normaalia, että etätiimin parhaiden toimintatapojen löytäminen voi viedä aikaa. Käytännöt mukautuvat tiimin ja sen jäsenten mukaan ja tilanteiden vaihtuessa. Muokatkaa tiimisi kanssa työskentelytavat sellaisiksi, että ne sopivat juuri teille. Näin tiimi kukoistaa ja menestyy myös poikkeusoloissa.

Muista, että tämä menee ohi

On tärkeää muistuttaa tiimiä siitä, että yrityksessä tapahtuu paljon, joka puolella. Yksin töitään tekevällä saattaa olla tunne, että päivät ovat pelkkää kriisiajasta selviytymistä ja aika on muuten pysähtynyt odottamaan korona-ajan päättymistä. Mitä projekteja tai kehityshankkeita on käynnissä, miten ne edistyvät?

Muistuta tiimiäsi, että me kyllä selviämme tästä yhdessä - ja opimme matkalla paljon.

Kirjoittaja:
Hanna Mattinen
Johtaja, HR- ja palkkapalvelut

www.aditro.fi

Hanna Mattinen vastaa Aditrolla HR- ja palkkaulkoistuspalveluista. Hän on innokas palveluiden kehittäjä mottonaan ”teknologia on hyvä renki, huono isäntä”. Palveluita rakennetaan teknologiamurroksen keskellä aina ihmiseltä ihmiselle.

Julkaistu: 06/2020

Mitä mieltä olit artikkelista?

arvosana 1 arvosana 2 arvosana 3 arvosana 4 arvosana 5

LISÄÄ AIHEESTA

Seuraa HR viesti

mainos_286
mainos_163



Seuraa HR viesti
Facebook, seuraa LinkedIN, seuraa
PubliCo B2B mediat:
enertec »     HR viesti »     kita »     prointerior »     prometalli »     proresto »     seatec »