Johtaminen (etätyö)
Joko teillä on etätyön pelikirja?
Koronan kirittämä etätyö siirtyy Suomessa uuteen vaiheeseen loppukesällä. Alkuvaiheen paniikki on ohi, netti toimii ja sovellukset pelittää – mutta työn järkeistämisessä olisi vielä tekemistä. Konsultti Arto Kiiskinen Contribyte Oy:stä uskoo, että nyt on oikea hetki kasata etätyön pelikirja, jotta pyörät pysyvät pyörimässä entistä tehokkaammin.
Kiiskisen mukaan on todella suositeltavaa, että tiimi yhdessä
sopii etätyön pelisäännöistä koronakriisin aikana – ja päivittää
sääntöjä tarpeen mukaan.
Esimerkiksi kun tiimille tulee käyttöön uusi työkalu, kannattaa
sopia missä tilanteissa ja miten sitä käytetään – etteivät
kaikki luo omia käytäntöjään työkalun käytölle.
Kiiskinen uskoo, että etätyön pelikirjan laatiminen on sitä
tärkeämpää, mitä vähemmän organisaatiossa on tehty etätöitä
ennen koronaa. Nyt kun etätyötä on takana jo monta kuukautta,
huomion pitäisi kiinnittyä siihen, miten työnteon tapoja
kehitetään ja tehostetaan. Pelikirja on hyvä keino optimoida toimintaa,
hän pohtii.
Ota päivän pulssi
Mitä oman organisaation tai tiimin etätyön pelikirjaan sitten
kannattaisi laittaa? Kiiskisen mukaan keskeinen rakennuspalikka
tässä on päivittäinen kokous eli Daily. Daily on aikarajattu
15 minuutin aamukokous, jota voi sitten seurata laajempia
palavereja
päivän mittaan.
Dailyssä tiimi seuraa ja koordinoi omaa tekemistään. Perinteinen
viikkokokous toimii silloin, kun koko tiimi voi kommunikoida
toimistolla ex-tempore, mutta tässä uudessa tilanteessa
pitää varmistaa, että kaikille on selvää, mitä muut tekevät.
Toinen hyödyllinen asia on laskea puhelimen käytön kynnystä
– tuntuvasti. Jokaisesta kysymyksestä saa ja pitää soittaa,
muistuttaa Kiiskinen.
Jos kerran ei voi enää koputtaa kollegan ovelle,
täytyy soittaa tai viestiä muuten.
Vastataan niihin viesteihin!
Etätyön mieliharmeja ovat sähköpostit, joihin ei vastaa
edes kaiku. Kiiskinenkin myöntää tuskastuneensa, kun
pyysi blogikirjoitukseensa kommentteja kolmelta taholta,
eikä saanut viestin viestiä keneltäkään.
Se turhauttaa, kun ei saa mitään reaktiota ja on
pakko alkaa soitella perään, hän naurahtaa.
Kiiskisen vinkki onkin selvä: reagoikaa erityisesti
katselmus- ja kommenttipyyntöihin. Sopikaa myös, miten
ne toimitetaan – puhelimitse, sähköpostitse vai slackissä.
Töihinpaluu-bluesin uudet sävelet
Kesän jälkeen työnteko maistuu tyypillisesti puulta –
mutta etätyön kohdalla paluu sorvin ääreen voi olla
vaarallisen venyvä käsite. Kiiskinen huomauttaa, että
kotona prokrastinaatiomahdollisuudet ovat loputtomat –
ja keittiön siivoaminen alkaa äkisti kiinnostaa, kun pitäisi
kirjoittaa kymmensivuinen raportti.
Itsestä pitää ottaa niskasta kiinni, leimata kellokortti
aamulla ja tehdä töitä ihan kuten toimistollakin.
Taukoja voi, ja täytyykin olla – ja hauskaakin saa
pitää. Käytä hyväksesi etätyön vapaus, mutta älä
unohda, että olet töissä.
Teksti: Sami J. Anteroinen
Kuva: Pexels
Julkaistu: 09/2020