HR-järjestelmät
Työaika (työajan seuranta)

Suunnitelmallisuutta etätyöhön

Etä- ja tiimityöhön kehitetyt sovellukset helpottavat työajan suunnittelua ja projektinhallintaa

Kuva: Unsplash

”Etätyössä käytettävien sovellusten kirjo on valtava. Sovellusten avulla voidaan hoitaa kokouksia, jakaa tietoa ja käydä kehityskeskusteluja sekä järjestää ideointityöpajoja, kyselyitä, äänestyksiä, webinaareja ja virtuaalikahvihetkiä. Sovellukset helpottavat sekä oman että tiimin työn hallintaa ja projektinhallintaa”, kuvailee Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun sovellusasiantuntija Mia Pesonen.

Tiimityöskentelyssä käytetyistä sovelluksista Googlen ja Microsoftin tarjoamat palvelut ovat monille tuttuja. Videoneuvotteluja voidaan käydä esimerkiksi Google Hangoutsin tai Microsoft Teamsin kautta. Sekä Googlen että Microsoftin palvelut sopivat suurten tiedostomäärien hallintaan, ja useat käyttäjät voivat muokata tiedostoja reaaliaikaisesti.

”Googlen palvelut ja Microsoft Teams sisältävät useita etätyötä sujuvoittavia työkaluja, ja Teamsiin voidaan lisäksi linkittää ulkoisia tai organisaation sisäisiä sovelluksia. Myös Slack sopii hajautettujen tiimien sisäiseen pikaviestintään”, Pesonen sanoo.

Kuva: Sebitti Oy

Teamsissa tiimien alle luodaan kanavia esimerkiksi esimiehen ja alaisten tai projektikohtaisiin keskusteluihin. Teamsissa voi käydä myös erillisiä kahdenkeskisiä tai ryhmäkeskusteluja. Keskustelut tallentuvat alustalle, joten sovitut asiat on helppoa tarkistaa jälkeenpäin. Kaikissa keskustelumuodoissa voidaan hyödyntää jaettua ja yhteisesti muokattavaa dokumenttia.

”Jaetut tiedostot ovat käteviä etäkokouksissa. Jokainen asiantuntija voi lisätä asialistalle käsiteltäviä asioita, ja muut voivat valmistautua kokoukseen tutustumalla asialistaan etukäteen. Samalla kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin tehtävät helpottuvat”, Pesonen kertoo.

Tehtävät haltuun

Projektinhallintaan, työnjakoon ja projektin edistymisen seuraamiseen sopivat esimerkiksi Trello ja Planner. Trellon taulu-, luettelo- ja korttinäkymät helpottavat projektin organisoimista, ja Trello synkronoituu eri laitteissa.

”Trello soveltuu sekä itsenäisen työskentelyn suunnitteluun että tiimityön organisoimiseen. Trellossa projekti voidaan pilkkoa pienempiin tehtäväkokonaisuuksiin, joille voidaan asettaa määräpäivät sekä tarvittaessa jakaa tehtävät eri työntekijöille”, Pesonen sanoo.

Tiimin tai yksittäisen työntekijän työtä helpottavat tehtävälistat. Työtehtävien hoitamisen lisäksi etätyön tekijän on huolehdittava tauoista.

”Taukojen pitäminen saattaa unohtua työn imussa, jolloin työntekijä voi hyötyä pomodoro-tekniikasta. Pomodorossa valitaan työtehtävä ja laitetaan ajastin hälyttämään 25 minuutin kuluttua, jonka jälkeen pidetään lyhyt tauko. Pidempi tauko pidetään joka neljännen pomodoro-tuokion jälkeen”, Pesonen kuvailee.

Etätyössä korostuu luottamusta rakentava vuorovaikutus esimiehen ja alaisten välillä. Esimiehen on voitava luottaa, että tehtävät etenevät ajallaan. Alaisen on puolestaan luotettava siihen, että esimiehen saa tarvittaessa kiinni.

”Esimiestyötä helpottaa, mikäli alaisen kalenteri, tarpeelliset työtiedostot ja tehtävälistat jaetaan esimiehen kanssa”, vinkkaa Pesonen.

Hankehallinnan työkalut

Reportronic on kehitetty 2000-luvun alkupuolella organisaatioiden hankehallinnan työkaluksi yhdessä asiakasorganisaatioiden kanssa. Internetselaimella käytettävän järjestelmän käyttäminen on paikasta riippumatonta.

”Reportronic on suunnattu useita samanaikaisia hankkeita hallinnoiville organisaatioille, joilla on myös työajanseurannan tarpeita”, kertoo Sebitti Oy:n tuotepäällikkö Henri Teppo.

Reportronic sopii esimerkiksi koulutusorganisaatioiden tarpeisiin. Järjestelmän toimintoihin kuuluvat työajanseurannan ja hankehallinnoinnin lisäksi ideoiden hallinta, aineistojen meta-tietojen hallinta sekä hanketoiminnan asiakastiedon hallinta. Työskentelyalustalla hanketiedot ovat kaikkien asianosaisten saatavilla riippumatta siitä, käytetäänkö järjestelmää etänä vai työpaikalla.

”Aikataulut, resursointisuunnitelmat, toimenpidemuistutukset, dokumentit ja hankkeiden taloustiedot ovat järjestelmässä näkyvillä. Järjestelmä mahdollistaa myös arviointien toteuttamisen hankehenkilöstön kesken. Käytettävissä olevat toiminnot voidaan määritellä käyttäjäkohtaisesti”, Teppo sanoo.

Järjestelmään tallennetut tiedot voidaan raportoida järjestelmän valmisraporteilla tai tiedonsiirtorajapintojen kautta. Tiedonsiirtorajapinnat helpottavat pääkäyttäjien työtä, sillä kertaalleen järjestelmään tallennettuja tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen. Tiedonsiirtorajapintoihin kuuluvat esimerkiksi henkilötietosiirrot, kirjanpidon toteumien siirrot, palkkojenjakoajot, hanketietojen julkaisu internetsivustoille, dokumentinhallinta, arkistointijärjestelmä sekä asiakkuudenhallintajärjestelmät.

Työajanseurantaa tosiaikaisesti

Yksittäiselle työntekijälle voidaan laatia työsuunnitelma tai hankkeen resursointi, jossa työntekijän työajan käyttö suunnitellaan etukäteen. Työajan toteutumista voidaan seurata kokonaistuntikertymällä tai tarvittaessa hyvin tarkasti työaikakohteittain, joiden alla voi edelleen olla erillisiä tehtäviä ja lisätunnisteita.

Kuva: Sebitti Oy

Työntekijät voivat työskentelypaikasta riippumatta kirjata Reportroniciin päivittäisen työaikansa sen mukaan mille työaikakohteille työaika jakaantuu. Tarvittaessa työaikamerkintöihin voidaan liittää tieto etätyöskentelystä, joten etätyö voidaan haluttaessa raportoida erillisenä.

”Leimausliittymän avulla työntekijä voi välittää tosiaikaisen työaikatilannetiedon esimiehelle riippumatta työnteon paikasta”, Teppo sanoo.

Hyväksyttyjen työaikojen palkkamyllyssä voidaan tarvittaessa huomioida eri asiakkaiden tai rahoittajien erilaiset palkkakustannusten laskentatavat, kuten prosenttiosuusjako ja tuntihinta. Työajanseurannassa suunniteltua ja toteutunutta työaikaa voidaan verrata työaikakohteittain, mikä mahdollistaa työaikasuunnitelman seuraamisen pitkin vuotta. Resursoituja tunteja voidaan seurata myös hanke- ja organisaatiotasolla.

”Hankepäällikkö voi seurata suunniteltujen ja toteutuneiden tuntien suhdetta henkilö- tai osaprojektitasolla ja mahdollisiin poikkeamiin suunnitelmasta voidaan siten reagoida heti”, Teppo lisää.

Teksti: Merja Maukonen

Kuva: Sebitti Oy