Työympäristö

Korona haastoi toimitilatarpeet - millaisiin toimistoihin olemme palaamassa?

Unity Technologies Finlandin toimisto Helsingissä.
Kuva: Aleksi Tikkala

Monet yritykset ovat siirtymässä hybridityöskentelyyn tulevana syksynä. Nyt on aika miettiä, millaiset tilat houkuttelevat työntekijät takaisin toimistoille. Avainasemassa on työntekijäkokemuksen huomioiva käyttäjälähtöinen suunnittelu.

Ensin olivat harmaat koppikonttorit. Sen jälkeen tulivat avokonttorit, jotka vastaajasta riippuen herättivät joko kauhua tai varovaista intoa. Lopulta tuli koronapandemia, joka tyhjensi kaikenlaiset konttorit.

Mutta vaikka pandemia on muovannut toimitiloja koskevia tarpeita rankalla kädellä, eivät toimistot ole ainakaan näillä näkymin katomassa mihinkään. Konsulttiyhtiö KPMG:n tekemän globaalin CEO Outlook 2021 selvityksen mukaan vain 17% johtajista suunnittelee toimistotilojensa vähentämistä, kun viime vuonna luku oli 69%.

Monet yritykset miettivätkin nyt, miten toimitiloista voidaan tehdä mahdollisimman vetovoimaisia niihin palaaville työntekijöille. Kysymysmerkkejä riittää tulevaisuuden näkymien ollessa yhä sumuiset.

”Ennen yrityksillä oli selkeämpiä tarpeita. Nyt meille tullaan yhä useammin tyhjin käsin ja pyydetään rohkeammin apua”, kertoo muotoilutoimisto Rune & Berg Design Oy:n johtava suunnittelija Sini Ala-Nikula.

Työympäristösuunnnitteluun erikoistunut Rune & Berg Design on tutkinut koronan vaikutuksia työelämään ja toimitilatarpeisiin tekemänsä kyselytutkimuksen avulla. Siitä selviää, että toimitilojen merkitys ei tule vähenemään – pikemminkin päinvastoin. Tilojen käyttötarkoitus tulee kuitenkin muuttumaan ja erilaistumaan.

”Tutkimustulostemme mukaan toimisto nähdään erityisesti yhteistyön ja innovaatioiden paikkana.

Työympäristön rooli muuttuu

Työelämässä vallitsevat nyt uudet realiteetit. Esimerkiksi lähi- ja etätyötä yhdistelevä hybridityöskentely yleistyy vauhdilla asettaen tilaratkaisuille omat erityisvaatimuksensa.

”Toimitilojen on tuettava saumatonta, paikkariippumatonta yhteistyötä. Avotyöpisteet tulevat vähenemään, sillä osa töistä voidaan tehdä kotoa käsin myös jatkossa. Fokus siirtyy nyt erityisesti syvän keskittymisen tiloihin sekä yhteisöllisyyttä tukeviin ratkaisuihin”, Ala-Nikula kertoo.

Muotoilutoimisto Rune & Berg Design Oy:n johtava suunnittelija Sini Ala-Nikula.

Jatkossa toimistolle tullaan hakemaan työrauhaa tai suorittamaan yhteistyötä vaativia projekteja – ja tietysti myös kohtaamaan kollegoita. Tarve lisätä ihmisten välistä vuorovaikutusta onkin yksi selkeä toimitilasuunnittelun trendi pitkittyneen etätyön jälkeen.

”Tutkimustulostemme mukaan toimisto nähdään erityisesti yhteistyön ja innovaatioiden paikkana. Tilasuunnittelussa kannattaa siksi miettiä, miten toimitilat voivat edistää esimerkiksi työn merkityksellisyyttä tukevia vapaamuotoisia kohtaamisia”, Ala-Nikula toteaa.

Pandemian jälkeisen ajan toimisto on siis paljon muutakin kuin vain paikka, johon tullaan tekemään töitä. Ala-Nikula kuvaa toimistoa parhaimmillaan työntekijöitä ”marinoivaksi” ympäristöksi, joka buustaa yrityskulttuuria ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.

”Tulevaisuuden toimitiloista tulisi huokua oikeanlainen, yrityksen omaa kulttuuria heijastava fiilis, jonka toimistolle tulevat työntekijät voivat selkeästi aistia. Tällainen yhteinen kokemus kantaa niiden hetkien yli, kun työskentelemme niin sanotusti väljemmillä vesillä eli etänä”, hän kuvailee.

Jotta tähän päästään, on pohdittava, miten toimitilat voivat parhaiten palvella sitä käyttäviä ihmisiä. Tällöin puhutaan käyttäjälähtöisestä lähestymistavasta.

Itsetutkiskelua ja käyttäjälähtöisiä ratkaisuja

Pandemia on voimistanut työntekijöiden asemaa ja työntekoa koskevia yksilöllisiä vaatimuksia. Siksi ei ole yllättävää, että modernin toimitilasuunnittelun yksi perusperiaatteista on käyttäjälähtöisyys. Siinä käyttäjien – tässä tapauksessa työntekijöiden – tarpeet nostetaan keskiöön osallistamalla heidät päätöksentekoon.

”Toimitiloja ei voida kehittää ilman että mietitään, miten toimistoa käytetään. Työympäristöistä voidaan esimerkiksi rohkeasti tehdä erilaisia versioita työntekijöille kokeiltavaksi. Tämä paljastaa, millaisia tiloja ihmiset oikeasti haluavat käyttää”, Ala-Nikula sanoo.

Yksilölliset tarpeet on huomioitava, sillä kaikki eivät halua tai voi tehdä töitä kotoa käsin. Ja vaikka yrityksellä olisi yhä pääkonttori hyvällä sijainnilla, voi se jatkossa tarjota pienempiä, jaettuja tiloja eli toimistohubeja lähempänä eri asutuskeskittymissä asuvia työntekijöitään.

Suunnittelutyö ulottuu myös yritykseen itseensä, kuten yrityskulttuurin ja yrityksen arvojen sisäistämiseen. Yrityksen tulisi lisäksi miettiä, mitä toimisto sille ylipäätään merkitsee.

”Yrityksen toimintatavat, yhteiset pelisäännöt ja myös liiketoiminnan tavoitteet liittyvät olennaisesti toimitilojen käyttämiseen. Hybridityötä tukevan toimintakulttuurin määrittelyä ei siksi sovi unohtaa”, Ala-Nikula muistuttaa.

”Tulevaisuuden toimitilat helpottavat koronan aiheuttamista haasteista palautumista.

Moderni työympäristösuunnittelu onkin ennen kaikkea holistista eikä yhtä oikeaa kaavaa ole olemassa. Eräs työelämän megatrendi näkyy kuitenkin vahvasti toimitilojen uudistamisessa.

Aitoa hyvinvointia metsästämässä

Työnteko korona-aikana on ollut monelle haastavaa jatkuvien keskeytysten ja arjen pyörittämisen lomassa. Samalla työn ja vapaa-ajan rajat ovat hämärtyneet. Tämän seurauksena työhyvinvoinnin tukeminen on noussut ykkösprioriteetiksi monessa yrityksessä.

Spondan kiinteistökohde Arkadiankadulla.
Kuva: Aleksi Tikkala

Tulevaisuuden toimitilat helpottavat koronan aiheuttamista haasteista palautumista ja tukevat työntekijöiden työhyvinvointia monipuolisesti. Tämä voi tarkoittaa vaikkapa hyvää äänieristystä, rauhallisia työpisteitä sekä luovaa ajattelua tukevia tiloja. Työterveyslaitoksen ja VTT:n vuonna 2021 toteuttamasta VALO Work-tilatutkimuksesta esimerkiksi selviää, että toimivalla työympäristöllä on vaikutusta mm. sujuvan ja keskeytyksettömän ajattelutyön kannalta.

Jatkossa toimistot suunnitellaan paitsi tehokkaan työnteon, myös tehokkaan palautumisen näkökulmasta. Esimerkiksi nk. flow-tilaan on helpompi päästä, kun tila on tarkkaan harkittu. Silloin työtila voi parhaimmillaan olla hyvin vetovoimainen paikka, jossa työt tulevat varmasti tehdyksi.

Smartly.io:n toimisto Helsingin keskustassa
Kuva: Aleksi Tikkala

”Uudet toimitilaratkaisut auttavat meitä irtautumaan siitä jatkuvasta suorittamisesta ja multitaskaamisesta, johon pandemia on meidät ajanut. Ideaalitilanteessa kaikki aistit on huomioitu: maisema on hyvä, äänimaisema rajattu eikä keskeytyksiä ole”, Sini Ala-Nikula sanoo.

Entä millaisia uudenlaisia työnteon paikkoja hän villeimmissä visioissaan näkee?

”Kannustan organisaatiota ennen kaikkea olemaan rohkeita ja tarttumaan erilaisiin ratkaisuihin. Miten olisi esimerkiksi pieni, metsässä tai lammen reunalla sijaitseva tila, jossa voisi ajatella ja palautua rauhassa?” Ala-Nikula kysyy.

Ehkäpä koppi- ja avokonttorit vaihtuvat siis jatkossa korpikonttoreihin. Ja mikäpä siinä.

Artikkelin kuvituskuvat ovat kaikki Rune & Berg Design Oy:n suunnittelemia kohteita.

Teksti: Vanessa Törnblom

Julkaistu: 09/2021