mainos_765

HR-järjestelmät

Näin säilöt HR-dataa fiksusti: HR master datan ABC

artikkelikuva: Näin säilöt HR-dataa fiksusti: HR master datan ABC

Miten HR-dataa säilötään fiksusti? HR master datasta puhutaan paljon, mutta harvassa organisaatiossa aidosti ymmärretään sen rooli ja osataan suunnitella yrityksen toiminnot nojaamaan sen varaan.

Yrityksen alkumetreillä HR-data tyypillisesti asustaa eri paikoissa, kuten exceleissä, erillisillä paperilapuilla tai useammassa eri järjestelmässä, kuten palkanlaskenta- ja työajanseurantajärjestelmässä. Fiksuinta on kuitenkin säilyttää tuota dataa yhdessä paikassa, eli järjestelmässä, josta se sitten kulkeutuu muualle. Tällöin puhutaan HR master datasta.

Miksi HR-dataa kannattaa säilyttää yhdessä järjestelmässä?

Jokaisella yrityksellä on henkilödataa työntekijöistään. Työntekijätietoa tarvitaan muun muassa palkanlaskentaan, työajanseurantaan, kulu- ja matkalaskujärjestelmään, työterveyteen, käyttöoikeusjärjestelmiin ynnä muihin samanlaisiin käytössä oleviin järjestelmiin.

Jos data asustaa monessa eri paikassa, jonkun, tyypillisesti henkilöstöhallinnon edustajan, täytyy varmistaa, että tieto kulkeutuu paikasta toiseen ja että se on eri paikoissa ajan tasalla. Jos tähän ei hyödynnetä järjestelmää, tieto täytyy naputella ja siirtää jokaiseen paikkaan käsin. Tämä vie tuhottomasti aikaa.

Esimerkiksi vajaan 100 hengen yrityksessä master datan ja automaation myötä tuleva ajansäästö lasketaan nopeasti sadoissa tunneissa.

Tässä neljä terävää pointtia mihin HR master dataa kaivataan:

1. Tieto asuu yhdessä paikassa, ja se on varmasti ajan tasalla.

2. Henkilötiedot kulkevat automaattisesti paikasta toiseen säästäen aikaa ja poistaen inhimilliset virheet.

3. Tietoturva paranee, kun henkilöstön tiedot siirtyvät paperilapuilta ja avoimista tiedostoista HR-järjestelmään.

4. Raportointi helpottuu.

Tiivistettynä: yhden tallennuksen taktiikka säästää aikaa ja vaivaa. HR:llä on varmasti parempaakin tekemistä kuin tallentaa tietoa manuaalisesti useampaan järjestelmään.

CTA

Mitä kannattaa huomioida HR master dataa valittaessa?

HR-järjestelmä on tähän luontevin valinta, mutta mistä tiedät mikä niistä on yrityksesi tarpeisiin sopivin? Tässä pari seikkaa joihin kannattaa kiinnittää huomiota.

  • Integraatiomahdollisuudet
    Tarkista etukäteen millaisia integraatiomahdollisuuksia järjestelmä tarjoaa? Voiko sen varmasti integroida helposti muihin järjestelmiin, joita yrityksellänne on käytössä?
  • Mieti millaista tietoa työntekijöistä kannattaa säilöä
    Pohdi millaista tietoa tarvitsette työntekijöistä eri yhteyksissä, ja varmista että HR-järjestelmässä voi säilöä tätä fiksusti.
  • Selvitä onko yritykselläsi tarve HRM:lle vai HRD:lle – vai molemmille
    Tarvitaanko järjestelmää perustietojen hallintaan ja/tai henkilöstön osaamisen ja kehittymisen seurantaan. Tämä data on vilkkaammin muuttuvaa ja vaatii erilaisia toiminnallisuuksia tuekseen.
  • Muista huomioida tulevaisuuden järjestelmätarpeet
    Tulevaisuuden master data -ajatteluun kannattaa virittäytyä jo etukäteen, vaikka kyseessä olisikin vielä pieni yritys. Jos prosessit eivät skaalaudu, HR on nopeasti pulassa. Siksi helpointa on, mikäli yrityksen järjestelmäpaletti suunnitellaan alusta asti master datan ympärille. Tämä säästää aikaa ja rahaa tulevaisuudessa.

Tarkista olisiko Saima HR yrityksesi tarpeisiin sopiva ratkaisu!
Tutustu Saima HR:ään >>

Julkaistu: 01/2022

Mitä mieltä olit artikkelista?

arvosana 1 arvosana 2 arvosana 3 arvosana 4 arvosana 5
mainoskuva

UUSIMMAT

mainos_763
mainos_778
mainos_766
mainos_773
mainos_795
mainos_784
mainos_769
mainos_768



Seuraa HR viesti
PubliCo B2B mediat:
enertec »     HR viesti »     kita »     prointerior »     prometalli »     proresto »     seatec »