Rekrytointi (arviointityökalut, rekrytointityökalut)

Tutkitusti hyvä työnhakijakokemus

Työnhakijakokemusta voi kehittää palautekyselyjen pohjalta

Työnhakijakokemuksen kehittäminen vaatii hieman vaivannäköä, mutta palkitsee nopeampina ja osuvampina rekrytointeina sekä työnantajamielikuvan kohenemisena. Hakijakokemuksen kehittäminen vaatii kaikkien rekrytointia järjestävien henkilöiden sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.

Työnhakijakokemus on suuressa roolissa työnantajamielikuvan muodostamisessa sekä rekrytointien sujuvuudessa. Millaista hakijakokemusta tämän päivän hakijat arvostavat ja mitä organisaatio voi tehdä hakijakokemuksen parantamiseksi?

”Unelmien työnhakukokemukseen kuuluvat avoimuus ja keskusteleva ote. Viestintä on oikea-aikaista, avointa ja kaksisuuntaista ja myös hakijalla on mahdollisuus kommentoida, kysyä ja antaa palautetta”, sanoo Duunitorin rekrytointimarkkinoinnin asiantuntija Liljaana Lähteenkorva.

”Myönteiseen työnhakijakokemukseen kuuluu hakijoiden kohtaaminen henkilökohtaisella tasolla. Tavoitteena tulisi olla, että jokainen hakija tuntee itsensä huomatuksi ja saa palautetta. Valinnan perustelussa rehellisyys ja avoimuus ovat tärkeitä”, jatkaa Duunitorin rekrytoinnin asiantuntija Lotta Viljamaa.

Rekrytointeihin osallistuu hakijoita, jotka eivät tule valituiksi, mutta voisivat olla potentiaalisia työntekijöitä seuraavissa avautuvissa hauissa. Myönteisen kokemuksen ansiosta hakijat hakevat uusiin organisaatiossa avautuviin paikkoihin ja saattavat suositella kyseistä työpaikkaa myös muille alan osaajille.

”Hyvän hakijakokemuksen ansiosta myös työhön valittu henkilö aloittaa uuden työnsä ja perehdytyksen erityisen hyvällä fiiliksellä ja motivoituneena”, lisää Lähteenkorva.

”Työnhakukokemus on abstrakti ja laaja aihe.

Hyvään rekrytointiin on varattava riittävästi resursseja. Liian tiukasti resursoidussa rekrytoinnissa voimavarat riittävät juuri ja juuri huolehtimaan jatkoon valituista, jolloin hylättyjen hakijoiden kokemus rekrytoinnista voi muodostua kielteiseksi.

Duunitorin rekrytointimarkkinoinnin asiantuntija Liljaana Lähteenkorva sanoo, että hyvän hakijakokemuksen ansiosta myös työhön valittu henkilö aloittaa uuden työnsä ja perehdytyksen erityisen hyvällä fiiliksellä ja motivoituneena.
KUVA: DUUNITORI / ALTTI HEINILÄ

Tutkimuksella tietoa työnhausta

Duunitori Oy toteutti viime vuonna yhteistyössä Taloustutkimus Oy:n kanssa kyselytutkimuksen Työnhaku Suomessa – kansallinen rekrytointitutkimus 2022. Tutkimuksessa pureuduttiin työikäisten suomalaisten kokemuksiin työnhausta.

Tutkimuksen mukaan rekrytoinnissa tärkeimpinä pidetään hyvää perehdytysprosessia uudessa työssä aloitettaessa ja aktiivista viestintää rekrytointiprosessin etenemisestä.

Eniten ongelmia tai turhautumista on rekrytointiin liittyen koettu työnhakujärjestelmien tai ‑lomakkeiden osalta. Moni on myös kokenut ongelmia tai turhautumista viestinnässä palkkauksen selkeydestä tai palkasta sopimisessa sekä työpaikkailmoituksen selkeydessä.

”Työnhakukokemus on abstrakti ja laaja aihe. Tutkimuksemme tavoitteena on tuottaa tietoa siitä, mitä hakijat pitävät tärkeänä ja millaisia keinoja työnantaja voi käyttää, jotta työnhakijakokemus olisi positiivinen”, kertoo Lähteenkorva.

”Työnhakukokemuksen alkupistettä on vaikea määritellä yksiselitteisesti. Hakijakokemus voi alkaa esimerkiksi työpaikkailmoituksen lukemisesta, rekrytoijan yhteydenotosta tai jo ennen yksittäisen rekrytoinnin avautumista, jos hakijalla on aikaisempaa tietoa työnantajasta. Esimerkiksi suorahaussa hakijakokemuksen alku on hyvin erilainen kuin ilmoitushaussa, jossa hakija vastaa työpaikkailmoitukseen”, pohtii Viljamaa.

”Työnhakijakokemuksen päätepistekin on häilyvä. Hakijakokemukseen sisältyvät myös työsopimuksen solmiminen ja perehdytys, jonka jälkeen työnhakijakokemus muuttuu vähitellen työntekijäkokemukseksi”, lisää Lähteenkorva.

”Myönteiseen työnhakijakokemukseen kuuluu hakijoiden kohtaaminen henkilökohtaisella tasolla. Tavoitteena tulisi olla, että jokainen hakija tuntee itsensä huomatuksi ja saa palautetta”, sanoo Duunitorin rekrytoinnin asiantuntija Lotta Viljamaa.
KUVA: DUUNITORI / ALTTI HEINILÄ

Palautekyselyillä saa tietoa hakijakokemuksesta

Työnhakijakokemuksen kehittäminen on pitkäjänteistä työtä, joka palkitsee jatkossa helpompina ja sujuvampina hakuprosesseina. Kehittämistyötä kannattaa tehdä suunnitelmallisesti ja asettaa pitkän aikavälin tavoitteet.

”Unelmien työnhakukokemukseen kuuluvat avoimuus ja keskusteleva ote.

Hyvän työnhakijakokemuksen luomiseen tarvitaan resursseja ja yhteisesti luodut tavoitteet. Rekrytointiprosessia ja työnhakijakokemusta kehitettäessä toimenpiteet kannattaa kohdentaa mitatun tiedon perusteella. Kehitystyön aluksi on mietittävä millaisilla keinoilla tämän hetkistä kokemusta voisi mitata.

”Toimivan mittariston avulla kerätyn tiedon avulla hakijakokemusta voi johtaa ja hallita. Hakijakokemusta kehitettäessä yrityksen johdolla, henkilöstöhallinnolla esihenkilöillä ja rekrytoijilla tulee olla yhteinen tavoite ja käsitys siitä, millaiseen hakijakokemukseen pyritään”, Lähteenkorva sanoo.

Hakijoille suunnatut palautekyselyt antavat ajantasaista tietoa rekrytointiprosessista. Mittaristoa suunniteltaessa kannattaa kiinnittää huomiota merkityksellisimpiin kohtauspisteisiin ja pyytää palautetta oikea-aikaisesti ja räätälöidysti.

”Palautetta kannattaa pyytää muun muassa työpaikkailmoituksen informatiivisuudesta, organisaation urasivujen hyödyllisyydestä hakijalle ja rekrytointikeskustelun sujumisesta. Lisäksi voi selvittää kokemuksia mahdollisista työnäytteistä, ennakkotehtävistä tai soveltuvuuskokeista”, sanoo Lähteenkorva.

Laadullinen aineisto rikastaa tietoa

Palautekyselyissä kannattaa hyödyntää sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista otetta. Numeeristen kysymysten avulla on helpompaa havaita työnhakijakokemuksen kehityssuunta, ja laadulliset kysymykset rikastavat aineistoa.

”Palautekyselyt kannattaa anonymisoida, jotta hakijoilta saadaan aitoa palautetta. Kyselyt kannattaa pitää riittävän kevyinä ja täsmällisinä. Palautekyselyjen pohjalta saatu tieto on arvokas keino parantaa työnhakijakokemusta, jonka kehittäminen voi osaltaan auttaa osaajapulan selättämisessä”, sanoo Viljamaa.

”Palautetta voi kerätä pienissä erissä koko matkan varrelta niiltä hakijoilta, jotka ovat osallistuneet kyseiseen vaiheeseen. Erityisen arvokasta tietoa saadaan niiltä hakijoilta, jotka ovat vetäytyneet hausta”, Lähteenkorva sanoo.

KUVA: PEXELS

Helposti mukaan hakuprosessiin

Sähköisten hakulomakkeiden täyttäminen koetaan raskaaksi ja aikaa vieväksi. Pahimmillaan samat asiat kysytään hieman eri tavoin lomakkeella useita kertoja ja lisäksi pyydetään liittämään mukaan CV ja vapaamuotoinen hakukirje, johon sama sisältö tulisi muotoilla vielä kertaalleen.

”Työnhakuun mukaan lähteminen kannattaa tehdä hakijalle helpoksi ja vaivattomaksi. Monilla aloilla kärsitään osaajapulasta, joten työnantajien olisi hyvä miettiä miten tavoitetaan oikeat hakijat ja kuinka heidät saa kiinnostumaan avoinna olevasta tehtävästä”, sanoo Viljamaa.

”Kaikkia hakuja olisi hyvä miettiä ketteryyden näkökulmasta. Hakuprosessista ei kannata tehdä hankalaa vain siksi, että sillä mitattaisiin hakijoiden motivaatiota. Ketteryydellä ei kuitenkaan tarkoiteta sitä, että hausta tarvitsisi karsia vaiheita. Työnhakijat arvostavat huolella mietittyä hakuprosessia ja ennakkotehtäviä tai työnäytteitä. Hakuprosessi antaa myös hakijalle tietoa työtehtävästä ja organisaatiokulttuurista”, Lähteenkorva kertoo.

”Työnhakuilmoitusten epäselvyys myös palkkauksen osalta turhauttaa hakijoita.

Mobiilihaku madaltaa kynnystä

Työnhaun mahdollistaminen mobiililaitteilla madaltaa kynnystä lähteä mukaan hakuprosessiin, jolloin tavoitetaan myös passiiviset työnhakijat. Duunitorin Dialogi on esimerkki helposta mobiililaitteilla käytettävissä olevasta hakutavasta.

Dialogissa työpaikkailmoitukseen upotetaan muutamia monivalintakysymyksiä ja haluttaessa lisäksi avoimia kysymyksiä. Huolellinen hakijaprofiilin määrittely auttaa täsmällisten kysymysten muotoilussa. Sopivien kysymysten avulla hakijoista voidaan kerätä haettavan työn kannalta keskeisiä tietoja.

”Dialogi on hakijaystävällinen tapa hakuprosessin käynnistämiseksi. Kevyen aloituksen ansiosta hakija voi viestiä kiinnostuksestaan paikkaa kohtaan, ja keskustelua voidaan jatkaa niiden hakijoiden kanssa, joilta on tarpeen pyytää lisätietoja”, sanoo Viljamaa.

Seuraavassa vaiheessa kysymysten ehdot täyttäneiden hakijoiden kanssa voidaan tehdä esimerkiksi puhelinhaastattelu tai pyytää ennakkotehtävä. Näin koko hakuprosessista tulee ketterämpi.

Oikea-aikainen ja informatiivinen viestintä

Selkeä ja avoin viestintä parantaa työnhakijan kokemusta rekrytointiprosessista. Viestintä alkaa jo työpaikkailmoituksesta. Mitä henkilökohtaisempaa rekrytointiprosessin aikainen viestintä on, sitä enemmän siihen tulee kohdentaa resursseja.

”Selkeä työpaikkailmoitus palvelee sekä työnantajaa että työnhakijaa. Tärkeintä on, että työpaikkailmoituksesta ilmenee millainen työtehtävä on, eli millaista arki olisi konkreettisesti työssä ja mitkä työn tavoitteet ovat”, sanoo Lähteenkorva.

”Työpaikkailmoitusten epäselvyys myös palkkauksen osalta turhauttaa hakijoita. Onnistunut rekrytointi ja hyvä työnhakijakokemus vaativat suunnitelmallisuutta. Hakuprosessin etenemisestä kannattaa kommunikoida myös hakijoille jo varhaisessa vaiheessa, jotta hakijat osaavat varautua hakuprosessin eri vaiheisiin”, jatkaa Viljamaa.

Viestintää mukautetaan kohderyhmän mukaisesti

Ensimmäisen yhteydenoton työnantajan suunnalta olisi hyvä tulla viimeistään hakuajan päättyessä, jolloin hakijoita kiitetään hakemuksesta ja tiedotetaan hakuprosessin etenemisestä ja aikataulusta. Kun hakijajoukosta on valittu rajattu määrä hakijoita jatkoon, tiedotetaan tästä kaikkia hakijoita.

”Viestinnän merkitystä ei voi korostaa liikaa. Myös niille, joita ei valittu jatkoon, on hyvä tiedottaa millä perusteilla jatkoon valitut hakijat valittiin. Hakijoiden määrästä riippuu lähetetäänkö hakijoille automatisoidut vai personoidut sähköpostit”, sanoo Viljamaa.

”Kaikille haussa vielä mukava oleville hakijoille olisi tärkeää viestiä aina, kun on tehty jokin päätös. Myös mahdollisista viivästyksissä rekrytoinnissa olisi hyvä viestiä, jotta hakijat välttyvät epätietoisuuden kokemuksilta”, Lähteenkorva sanoo.

Viestintäkanava kannattaa valita kohderyhmän mukaisesti. Erityisesti nuoremmille hakijoille puhelut eivät ole luontevin tapa viestiä, jolloin hakijan saattaa tavoittaa paremmin sähköpostilla, tekstiviestillä tai WhatsApp-viestillä.

”Viestintää voi mukauttaa hakijalähtöisesti ja kannustan kaikkia työnantajia hakijoiden kuuntelemiseen. Perinteisesti rekrytointikeskustelun jälkeen viestintää jatketaan puhelimitse, mutta hakijan toiveesta viestit sopivat myös rekrytoinnin loppuvaiheen viestintään”, Viljamaa sanoo.

Teksti: Merja Maukonen

Julkaistu: 01/2023