HR-järjestelmät (palkanmaksu)

Miksi oma palkkahallinto ei kannata?

Alle 1000 hengen yrityksissä oma palkkahallinto ei ole kustannustehokasta tai riskitöntä

SD Worxin ulkoistusliiketoiminnan johtaja Ellika Willgren.

Alle tuhat henkilöä työllistävissä organisaatioissa on harvoin kannattavaa pitää pelkästään palkanlaskentaan keskittynyttä tiimiä, sillä oman tiimin erikoisosaamisen ylläpitäminen voi osoittautua haasteeksi. Ulkoistetun palkkahallinnon tärkein hyöty onkin aiheeseen erikoistunut tiimi.

Monessa yrityksessä virheellisesti kuvitellaan, että palkanlaskennan laadun varmistaa omalla palkkahallinnolla. SD Worxin liiketoimintajohtaja Petteri Hannula ja ulkoistusliiketoiminnan johtaja Ellika Willgren kyseenalaistavat tämän luulon.

Ohut resursointi voi aiheuttaa yrityksessä haasteita, sillä sujuva palkanlaskenta edellyttää, että sitä hoitavilla henkilöillä on erityisosaamista ja että he ovat ajan tasalla esimerkiksi lakimuutoksista.

Katso webinaaritallenne: 6 vinkkiä onnistuneeseen palkkapalveluiden hankintaan

”Ulkoistaminen mahdollistaa ennakoitavuuden, alan tuoreimman asiantuntemuksen sekä best practise -käytännöt. Se vaikuttaa suoraan tehokkuuteen ja laatuun”, Willgren sanoo.

”Palkka- ja henkilöstöhallintoon erikoistunut tiimimme on suurin vahvuutemme. Meillä palkanlaskenta ja HR ovat ydinosaamista”, Hannula täydentää.

Omaan palkkahallintoon liittyy riskejä

Monissa pienissä yrityksissä kirjanpitäjä saattaa hoitaa kaiken palkkoihin liittyvän muun työnsä ohella. Hieman suuremmissa, alle tuhat henkilöä työllistävissä yrityksissä palkanlaskenta on usein muutaman henkilön vastuulla.

Willgrenin mukaan henkilöstöhallinnon riskit realisoituvat yleensä yllättäen, esimerkiksi oman palkanlaskijan sairastuessa tai irtisanoutuessa.

”Kriisitilanteissa huomataan prosessin akilleenkantapäät ja haavoittuvuus tulee esille”, Willgren sanoo.

Ulkoistettu palkkahallinto vähentää konkreettisesti henkilöriskejä. Yksittäiset sairastumiset tai lomat eivät vaikuta palvelun laatuun, kun yhden henkilön sijaan taustalla on tiimi.

Lataa maksuton opas: Palkanlaskennan ulkoistaminen – näin onnistut

Ulkoistaminen on kustannustehokasta

Yrityksen omien palkka-asiantuntijoiden työllistämiseen liittyy aina piilokuluja. Henkilöstökuluja ei muodostu vain palkasta ja sen sivukuluista, vaan menoeriin kannattaa laskea myös esimerkiksi järjestelmät, muut työkalut, laitteet sekä henkilön osaamisen kehittäminen.

”Palkkahallinnon ratkaisujen ulkoistaminen on kustannustehokasta ja keventää yrityksen hallinnollista taakkaa”, Hannula muistuttaa.

Mielenrauhaa johdolle

Palkkahallinnon ulkoistaminen tuo yrityksen johdolle ennen kaikkea mielenrauhaa, sillä palkanmaksun sujuminen on yksi tärkeimmistä hyvän henkilöstöhallinnon pilareista.

”Palkkahallinto on aikataulukriittistä ja sensitiivistä. Huonosti hoidettuna se vaikuttaa henkilöstön motivaatioon ja työnantajamielikuvaan”, Hannula sanoo.

Willgren nostaa esiin myös skaalautuvuuden yhtenä ulkoistettujen palkkahallinnon palveluiden etuna. Kun yritys kasvaa tai henkilöstössä tapahtuu muutoksia, on myös palkkahallinnon muutokset helppo toteuttaa.

”Ulkoistaminen on aina hyvä ratkaisu varmistamaan palkkahallinnon laatu ja tehokkuus – jopa kansainvälisille suuryrityksille”, Willgren tiivistää.

Lisätietoja löydät tältä >>>

Julkaistu: 11/2023

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Mistä yritysjohdossa unelmoidaan ja millaisista muutoksista syntyy parempi työelämä? Muun muassa näihin kysymyksiin Freia Oy hakee vastausta yritysjohdolle suunnatussa DREAMS-tutkimuksessa.

Yksinäisyys ei ole vain yksityiselämässä koettu ongelma, vaan se koskee myös työelämää. HelsinkiMission Työelämän yksinäisyys 2022 -barometrista selviää, että joka neljäs suomalainen kokee yksinäisyyttä työelämässä. Kyselyyn vastasi yli tuhat työssäkäyvää suomalaista.

Mittarit ovat tärkeitä työkaluja organisaation toiminnan ja tulosten seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Mutta mitä jos mittarit eivät kerrokaan sitä, mikä on olennaista organisaation menestykselle? Mitä jos mittarit eivät ota huomioon sitä, mikä on merkityksellistä organisaation jäsenille?

Palveleva johtaminen on noussut viime vuosina yhdeksi suosituimmista ja kiinnostavimmista johtamisfilosofioista. Sen mukaan johtajan tehtävä on palvella, valmentaa ja auttaa työntekijöitä, ei käskeä, kontrolloida tai komentaa heitä.

Suomen suurin henkilöstöjohtamisen yhdistys HENRY ry kokoaa laajasti yhteen HR-funktiosta, johtamisesta ja työelämän kehittämisestä kiinnostuneet toimijat yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioista, yliopistoista ja muista oppilaitoksista.

Seuraa arvoitus: mikä edistää työnantajamielikuvaa, maksaa itsensä takaisin ja tuottaa uusia oivalluksia, mutta on samalla merkittävä keino kantaa sosiaalista vastuuta?

Monimuotoisuus. Tasa-arvo. Yhteenkuuluvuus. Yhä useampi yritys on käynnistänyt DEI:hin (diversity, equity, inclusion) liittyviä kehityshankkeita ja moni hakee näillä myös kilpailuetuja. Aiheesta Aalto-yliopistoon maisterintyön tehnyt Joel Pirinen löytää monia syitä, miksi yrityksen kannattaa viimeistään nyt kiinnittää huomiota aiheeseen.

HR-ala on valtavien mullistusten edessä – ja juuri se tekee työstä niin vastustamatonta, uskoo Tomi Välimäki.

Etä- ja hybridityö vaativat uusia näkökulmia johtamiseen. Kohtaamisten ja yhteistyön kasvattaminen luo yhteisöllisyyttä ja antaa pohjan inklusiiviselle työkulttuurille.

Paasitorni on ainutlaatuinen kokous-, kongressi-, juhla- ja tapahtumatalo Helsingin parhaalla paikalla Siltasaaressa. Monipuolisten mahdollisuuksien kohtaamispaikasta löytyy sopiva tila muutaman hengen palaverista aina 800 hengen tilaisuuksiin. Jokaisen tapahtuman onnistuminen on Paasitornin henkilökunnalle sydämen asia.