mainos_1112

HR-järjestelmät
Hyvinvointi
Yrityskulttuuri

Daisy tuli taloon

artikkelikuva: Daisy tuli taloon

Ohjelmistorobotiikka yleistyy myös HR-työssä. Samoin kuin ihmistyöntekijän myös ohjelmistorobotin tuleminen osaksi tiimiä edellyttää selkeää ja merkityksellistä tehtävänkuvaa, toimivaa työympäristöä sekä perehdyttämistä niin tehtävään kuin työyhteisöön.

Kuka on Daisy?

Daisy on ohjelmistorobotti, joka työskentelee Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) henkilöstöpalveluissa. Daisyn ensimmäinen tehtäväkokonaisuus sai alkunsa vuonna 2019, jolloin ryhmä HAMKin tietojenkäsittelyn opiskelijoita rakensi ohjelmistorobotin laatimaan uusille työntekijöille työsopimuksia. Aluksi ohjelmistorobotin tehtävänkuvan tavoitteena oli ainoastaan vähentää henkilöstöpalveluissa työskentelevien koordinaattoreiden rutiininomaista tallennustyötä. Daisyn tehtävänkuva olikin lähinnä korvata puuttunut integraatio kahden tietojärjestelmän välillä.

Kun Daisy oli saanut perusoppinsa työsopimustietojen siirtoon, alkoivat haasteet. Aluksi Daisy oli hyvin muutosherkkä. Hän ei sietänyt muutoksia eri tietojärjestelmien käyttöliittymissä. Hänet oli opetettu toimimaan visuaalisesti, ja kun eräänä ystävänpäivänä rekrytointitietojärjestelmätoimittaja asetti sydämen ohjelmiston kirjautumiskenttään, ei Daisy enää osannut toimia ja lopetti työt siihen paikkaan. Pandemia-ajan etätyö oli myös Daisylle ylitsepääsemätöntä, koska hän oli erittäin tarkka tietosuojastaan. Vuonna 2020 Daisy lomautettiin odottamaan uusia työtehtäviä sekä teknologiakehityksen mahdollistamaa joustavampaa työasennetta.

Daisyn tavoitteena on antaa uudelle työntekijälle hyvä työhöntulokokemus

Daisyn uusi alku koitti viimein vuoden 2023 alussa. Kehitysprojekti käynnistettiin uudestaan, mukana projektissa ohjelmistotalo, joka huolehti Daisyn osaamisen kehittämisestä. Tällä kertaa Daisyn tehtävänkuvan tarkoitukseksi asetettiin vahvempi osallistuminen uuden työntekijän työhöntulovaiheeseen.

Uuden työntekijän työhöntulovaihe käynnistyy, kun rekrytointivaihe päättyy henkilön valintaan. Työhöntulovaihe käynnistää henkilöstöpalveluissa monia erillisiä pieniä työvaiheita liittyen henkilötietojen saantiin, aikaisempaan työkokemuksen todistamiseen, työsopimuksen sisältöön, sopimuksen allekirjoittamiseen, työntekijän perehdytyksen käynnistämiseen sekä viestintään niin uuden työntekijän kuin esihenkilön suuntaan. Nämä työvaiheet voivat tapahtua yhtäaikaisesti tai toisistaan riippuen. Meillä HAMKissa näistä eri työvaiheista vastasivat eri tiimit tai henkilöt. Osan tehtävistä hoitivat eri henkilöt henkilöstöpalveluissa. Osasta taas vastasi rekrytoivan yksikön esihenkilö tai hänen valtuuttamansa henkilö. Näin ollen, uuden työntekijän työhöntulokokemukseen vaikutti moni toimija sen hetkisen työkuormansa ja fiiliksensä mukaan.

”Daisy kohtelee kaikkia samalla tavalla.

Uudessa laajennetussa tehtävänkuvassa Daisy hoitaa useita näistä pienistä työvaiheista. Hän kokoaa työsopimukseen tarvittavat tiedot kahdesta eri järjestelmästä, toimittaa palkkaohjelmassa laatimansa työsopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi työntekijälle ja työantajan edustajalle, luo ja toimittaa tiedostopyyntölinkin työntekijälle työ- ja tutkintotodistuksien toimittamista varten, valvoo dokumenttien, todistuksien ja sopimuksien saapumista ja muistuttelee toimijoita dokumenttien tai toimintojen puuttumisesta. Lisäksi Daisy luo uusille työntekijöille sähköisen arkistokansion, johon hän tallentaa niin allekirjoitetun työsopimuksen kuin myös toimitetut todistukset. Kun koko ”paperishow” on valmista, Daisy lähettää työntekijälle tiedon käyttäjätunnuksen valmistumisesta sekä opastaa työntekijää perehdyttämisen alkuvaiheisiin. Daisy tunnistaa työntekijän kansalaisuuden ja kääntääkin kielen englanniksi tarvittaessa.

Tiiminjäsenenä Daisy viestii aktiivisesti toiminnastaan. Rekrytointijärjestelmässä Daisy vaihtaa merkintää rekrytoinnin tilasta eri työvaiheiden jälkeen, jolloin rekrytointitiimi tietää, missä vaiheessa työsopimus kunkin työntekijän kohdalla etenee. Omalla Teams-kanavallaan Daisy puolestaan tiedottaa palkkatiimiä siitä, milloin heidän työnsä kannalta tarvittavat tiedot ovat heidän käytettävissään. Teams-kanavallaan Daisy myös kertoo, jos hänellä on jonkinlaisia haasteita selviytyä työstään ja nostaa tunnollisesti käden pystyyn teknisen virheen merkiksi.

Daisy yhdenvertaisen ja tasapuolisen palvelun toteuttajana

Kehitystyön alussa ohjelmistorobotiikan käytön tavoitteena oli lähes ainoastaan säästää aikaa. Ja niin tapahtuikin: rutiininomainen tallentaminen on vähentynyt, eikä työhöntulovaiheen eri dokumenttien saapumista tarvitse enää manuaalisesti seurata ja muistutella.

Uuden tehtävänkuvan myötä olemme huomanneet Daisyn merkityksen myös yhdenvertaisen ja tasapuolisen palvelun toteuttajana. Daisy kohtelee kaikkia samalla tavalla. Hänen toimintaansa eivät vaikuta henkilökohtaiset pyynnöt, eikä hänen kanssaan neuvotella toisenlaisesta tavasta toimia. Toimet ovat aina todennettavissa. Hänen viestinsä on kaikille samanlainen, eikä siihen vaikuta sen hetkiset tunteet. Hän viestii aina samaa viestintäkanavaa käyttäen, jolloin viestien sijaintia ei jälkikäteen tarvitse etsiä eri sähköpostilaatikoiden ja chat-keskusteluiden joukosta. Daisyn ajatus ei häiriinny työhuoneen ovelle tulevasta työkaverista eikä juuri saapuneesta sähköpostista. Hänen tapaansa toimia ei kuulu inhimilliset virheet. Daisyn viestit eivät unohdu. Daisy ei tunne kiirettä eikä stressiä.

Daisyllä on edelleen tilaa kehittyä. Hän ei ole älykäs, hän ei osaa vastata työntekijän esittämiin kysymyksiin eikä osaa ohjata työntekijää asiantuntijan puheille. Hän on välinpitämätön, eikä hän koe tarpeelliseksi välittää viestiä uudelleen, mikäli työntekijä on aikaisemman viestin hävittänyt.

Daisy osana HR-tiimiä

Daisyn tehtävänkuvaa ja osaamista käsitellään kehityskeskustelussa, johon osallistuvat kaikki Daisyn lähimmät tiimiläiset. Keskustelussa tiimi yhdessä päättää, mitä kehittämistoimia tehdään ja missä järjestyksessä. Lisäksi keskustelussa sovitaan tehtävänkuvan laajennuksista. Olemme jo sopineet, että seuraavassa vaiheessa Daisyn tehtävänkuvaa laajennetaan kohdistumaan myös pienempiin työsopimusmuutoksiin, kuten palkantarkistuksiin, nimikemuutoksiin sekä esihenkilövaihdoksiin.

Daisy on toiminut nykyisessä tehtävässään osana HR-tiimiä noin kuukauden ajan. Samoin kuin uuden ihmistyöntekijän saapuminen tiimiin, myös Daisyn saapuminen aiheutti aluksi eräänlaisen häiriötilanteen. Rekrytoinnin onnistumista arvioidaan edelleen. Pohdimme, että sopeutuuko tiimiläinen tehtäväänsä ja miten hänen tehtävänsä ja tapansa toimia vaikuttaa meidän muiden tehtäviin. Itse uskon kuitenkin siihen, että kun uuden tiimiläisen vierellä kuljetaan, opitaan virheistä, ohjataan oikeaan suuntaan ja iloitaan onnistumisesta, luottamus tiimiläisen kykyihin kasvaa ja hänestä tulee erottamaton osa työyhteisöä. Jossakin vaiheessa huomaamme, että omalla panoksellaan uusi tiimiläinen on vapauttanut meille aikaa muihin tehtäviin, tuonut oman persoonallisen tapansa työskennellä osaksi toimintaamme ja siten lisännyt osaamistamme sekä ymmärrystämme erilaisia tiimiläisiä sekä työskentelytapoja kohtaan.

Huhtikuussa 2024 HAMKin henkilöstöpalveluiden tiimiin kuuluu 15 henkilöä: Daisy on ja tulee olemaan yksi meistä.

Kirjoittaja:
Henna Tanhuanpää, henkilöstöpäällikkö
Henkilöstöpalvelut, Hämeen ammattikorkeakoulu Oy

Kuvat: Pioneeri Production

Julkaistu: 11/2024

Mitä mieltä olit artikkelista?

arvosana 1 arvosana 2 arvosana 3 arvosana 4 arvosana 5

UUSIMMAT

LUE UUSIN NÄKÖISLEHTI
HR-viesti 4/2024

HR viesti
mainos_1096

ASIAKASVIESTI




Seuraa HR viesti
PubliCo B2B mediat:
enertec »     HR viesti »     kita »     prointerior »     prometalli »     proresto »     seatec »