HR-järjestelmät

NÄKÖKULMA

Korona haastoi HR-järjestelmät

Kirjoittaja: Juha Nurmela

Kuva: Hannu Kytölä

Saiko pandemia meidät vihdoinkin havaitsemaan sosiaalisen vuorovaikutuksen merkityksen digitaalisessa maailmassamme? Voisiko meidän osaamisen, datan ja yhteistyömme tulevaisuudessa yhdistää toimivaksi kokonaisuudeksi, joka tarjoaisi meille palveluna tietoa ja puuttuisi työhömme ehkäistäkseen virheitä ja tehostaakseen työn tekemistä?

Koronavirus keikautti työnteonkulttuuria kertaheitolla tänä keväänä. Kukaan vetovoimaisinkaan seminaaripuhuja ei olisi kyennyt tekemään tällaista etätyöskentelyn kulttuurikokeilua, mihin tämä traaginen pandemia meidät kertaheitolla pakotti. Oltiinko me siihen valmiita? Useassa organisaatiossa ei oltu, mutta kuten sanotaan – pakko on usein paras konsultti.

HR:n vastuulla enemmän tai vähemmän olevat sähköiset välineet menivät kerralla uuteen tarkasteluun. Yhden keskeisimmän ”HR-järjestelmän” muodostivat Teams, Zoom, Meetin Minutes sekä muut etätyövälineet. Etätyöskentely kasvatti palaverien määrää lähes kaikissa organisaatioissa. On selvää, että nyt kokouksilla hoidettiin asioita, joita muuten hoideltiin ”toimistokuukkeloinnilla” tai työpaikoille muodostuneilla rutiineilla.

Tiedon siirtämiseen, vuorovaikutuksen sujuvoittamiseen, osaajien etsintään ja hiljaisen tiedon havaitsemiseen tarvittaisiin perinteisten HR-järjestelmien ja etäneuvotteluratkaisuiden lisäksi kipeästi hybridiratkaisuja. Monessa yrityksessä onkin jo integroitu melkoisia hässäköitä, mutta usein näissä kokonaisuuden hallinta edelleen kärsii ja jokaista palasta operoidaan yksistään. Lisäksi vastuu koordinoinnista ja inputin syöttämisestä jää aina työntekijälle. Pitää siis osata mennä johonkin järjestelmään. Mutta mitä, jos käyttäjä ei tiedä tekevänsä väärin tai tarvitsevansa apua?

Ennakointia prosesseihin tekoälyllä

Tulevaisuuden digitaalisten prosessien tulisi tarjota käyttäjilleen palveluita, joita hän ei osaisi itse pyytää. Nämä palvelut koostuisivat organisaation omasta datamassasta ja muiden työntekijöiden tiedosta, sekä kontribuutiosta prosessiin. Etätyöskentelyssä HR-ratkaisuiden tulisi digitaalisesti tarjota perinteisten välineiden lisäksi kollegoiden läheisyyttä ja apua, sekä tukea monimuotoiseen oppimiseen, tiedon hakuun ja toisten työtuloksista oppimiseen.

Mitä enemmän työtä tehdään kaukana toisistaan, sitä merkityksellisemmiksi digitaalisten ratkaisuiden rooli kasvaa. Organisaation omaisuus sitoutuu tietoon. Tieto taas sitoutuu mm. järjestelmädataan ja ihmisiin. Järjestelmissä olevan tiedon lisäksi ihmisten tiedostettu osaaminen sekä hiljainen tieto tulisi saada käyttöön teknisten apuvälineiden avulla mahdollisimman vaivattomasti ja nopeasti.

Prosessi, rakenteet ja vuorovaikutus

Monitasoiseen vuorovaikutteiseen työyhteisökulttuuriin tarvitaan ehdottomasti ensin rakenteet, jotta sen voi digitalisoida. Ilman toimintatapoja ei tästäkään synny käytäntöä ja ilman rutiinin omaisia käytäntöjä ei organisaation aineetonta pääomaa voida systemaattisesti levittää ja näin osaamista rikastuttaa. Meillä on jo olemassa mm. pandemian jäljiltä jonkinlaiset prosessit etätyölle, mutta pääosin rakenteet digitaalisen työn toteuttamiselle ja ohjaukselle puuttuvat. Eli toimitaan etänä ja tiedetään mistä tehtävä alkaa ja mihin se päättyy, mutta etätyöprosessin valvonta, seuranta ja ennen kaikkea alun ja lopun välinen järkevä vuorovaikutusrakenne puuttuvat.

Uudessa maailmassa HR astuu taas askeleen kohti toiminnan ohjausta

Uskon, että pelkästään HR-asioihin keskittyvät perinteiset järjestelmät tulevat korvautumaan tulevaisuudessa hybridi- HR-järjestelmäratkaisuilla, joissa tieto ja digitaalinen yhteisöllisyys ovat vahvasti keskiössä. Tämä taas haastaa kaikkia HR-järjestelmäosapuolia aivan eritasoiseen yhteistyöhön ja toimintatapaan. Tässä maailmassa sitten ollaankin paljon syvemmällä itse työn tekemistä, tuottavuutta ja virheiden ehkäisyä, sekä tiedon kulkua työnsuorittamisessa kuin koskaan aiemmin. Nykyisten yksittäisten järjestelmien päälle voisi siis tulevaisuudessa rakentaa yhden yhteisen ”HR-käyttöjärjestelmän”, joka kokoaisi organisaation oman tietovarannon, big-datan ja tarjoaisi palveluita tekoälyllä höystettynä.

Digitulevaisuus koostuu varmasti lukuisista pienistä paloista appeja ja softaa, sekä sitten ehkä siitä yhdestä, joka kokoaa kaiken yhteen. Tekeekö sen joku yksi vai kaikki yhdessä, joka tapauksessa yhtenäisen peitteen alle piiloutuu kuitenkin tilkkutäkki, jonka palaset ovat kutoneet spesifien alojen huippuammattilaiset. Edelleen kuitenkin kaikkein tärkeintä on, että organisaatio itse omaa tiedon, taidon ja kulttuurin. Sitä ilman kaikki systeemit ovat sieluttomi

Teksti: Juha Nurmela

Kirjoittaja on työskennellyt lähes 20 vuotta organisaatioiden kehittämisen parissa. Valtaosan tuosta ajasta HR- ja johtamisjärjestelmien kehittämisessä Helsingin kaupungilla ja Arc Technology Oy:ssä

Julkaistu: 08/2020

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Mistä yritysjohdossa unelmoidaan ja millaisista muutoksista syntyy parempi työelämä? Muun muassa näihin kysymyksiin Freia Oy hakee vastausta yritysjohdolle suunnatussa DREAMS-tutkimuksessa.

Yksinäisyys ei ole vain yksityiselämässä koettu ongelma, vaan se koskee myös työelämää. HelsinkiMission Työelämän yksinäisyys 2022 -barometrista selviää, että joka neljäs suomalainen kokee yksinäisyyttä työelämässä. Kyselyyn vastasi yli tuhat työssäkäyvää suomalaista.

Mittarit ovat tärkeitä työkaluja organisaation toiminnan ja tulosten seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Mutta mitä jos mittarit eivät kerrokaan sitä, mikä on olennaista organisaation menestykselle? Mitä jos mittarit eivät ota huomioon sitä, mikä on merkityksellistä organisaation jäsenille?

Palveleva johtaminen on noussut viime vuosina yhdeksi suosituimmista ja kiinnostavimmista johtamisfilosofioista. Sen mukaan johtajan tehtävä on palvella, valmentaa ja auttaa työntekijöitä, ei käskeä, kontrolloida tai komentaa heitä.

Suomen suurin henkilöstöjohtamisen yhdistys HENRY ry kokoaa laajasti yhteen HR-funktiosta, johtamisesta ja työelämän kehittämisestä kiinnostuneet toimijat yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioista, yliopistoista ja muista oppilaitoksista.

Seuraa arvoitus: mikä edistää työnantajamielikuvaa, maksaa itsensä takaisin ja tuottaa uusia oivalluksia, mutta on samalla merkittävä keino kantaa sosiaalista vastuuta?

Monimuotoisuus. Tasa-arvo. Yhteenkuuluvuus. Yhä useampi yritys on käynnistänyt DEI:hin (diversity, equity, inclusion) liittyviä kehityshankkeita ja moni hakee näillä myös kilpailuetuja. Aiheesta Aalto-yliopistoon maisterintyön tehnyt Joel Pirinen löytää monia syitä, miksi yrityksen kannattaa viimeistään nyt kiinnittää huomiota aiheeseen.

HR-ala on valtavien mullistusten edessä – ja juuri se tekee työstä niin vastustamatonta, uskoo Tomi Välimäki.

Etä- ja hybridityö vaativat uusia näkökulmia johtamiseen. Kohtaamisten ja yhteistyön kasvattaminen luo yhteisöllisyyttä ja antaa pohjan inklusiiviselle työkulttuurille.

Paasitorni on ainutlaatuinen kokous-, kongressi-, juhla- ja tapahtumatalo Helsingin parhaalla paikalla Siltasaaressa. Monipuolisten mahdollisuuksien kohtaamispaikasta löytyy sopiva tila muutaman hengen palaverista aina 800 hengen tilaisuuksiin. Jokaisen tapahtuman onnistuminen on Paasitornin henkilökunnalle sydämen asia.