mainos_1041

Koulutus
Rekrytointi
Yrityskulttuuri

Perehdytystyöhön tehoa ja laatua suunnitelmallisuuden avulla

artikkelikuva: Perehdytystyöhön tehoa ja laatua suunnitelmallisuuden avulla

Yritykset kehittävät säännöllisesti perehdytyskäytäntöjään tavoitellen entistä laadukkaampia perehtymiskokemuksia uusille työntekijöille. Perehdytyksen merkitys kilpailuetuna, sekä veto- että pitotekijänä ymmärretään entistä paremmin ja lisäksi uudet työntekijät ovat aiempaa tietoisempia ja läpinäkyvämpiä perehtymiskokemusten osalta – sainko palautetta ja vaikuttaa omaan perehtymiseeni? Oliko minulla motivoitunut kummi tai perehdyttäjä saatavilla? Oliko aikaa tarpeeksi? Pääsinkö mukaan joukkoon?

Samanaikaisesti kun tasoa halutaan nostaa, haastetta luo usein perehdytystyötä aikaan ja työvoimaan liittyvä resursointi sekä äkilliset muutokset perehdytyspäivien aikana. Dilemmana onkin samanaikainen vaatimus perehdytysprosessin tehostamisesta ja laadukkaamman perehtymiskokemuksen tuottamisesta. Onko se edes mahdollista? On, perehdytyssuunnitelman avulla.

Onnistunut perehdytys on suunniteltu ja organisoitu vuorovaikutuskokonaisuus

Perehdytystyötä tehdään yrityksissä lukuisia kertoja vuoden aikana; uusien työntekijöiden saapuessa taloon, konkareiden palatessa vapaajaksoilta tai esimerkiksi uuden järjestelmän, työvälineen tai toimintamallin käyttöönoton yhteydessä. Perehdytystyöllä tähdätään osaamiseen, pärjäämiseen sekä joukkoon kuulumisen kokemusten vahvistamiseen ja lisäksi tietojen ja taitojen riittävään kehittymiseen, työturvalliseen työskentelytapaan, oma-aloitteisen ja itsenäisen työskentelyn mahdollistamiseen, työelämätaitojen karttumiseen sekä tunteeseen, jossa minut on otettu osaksi tiimiä ja organisaatiota.

Perehdytys onkin parhaimmillaan organisoitu ja johdonmukainen vuorovaikutuskokonaisuus, jossa huolehditaan lakisääteisen ohjauksen ja työn opastuksen lisäksi vuorovaikutuksesta ja erilaisista oppijoista – kuuntelusta, keskustelusta, palautteenannosta sekä yksilöiden tarpeista ja toiveista.

”Perehdytys onkin parhaimmillaan organisoitu ja johdonmukainen vuorovaikutuskokonaisuus.

Perehdytystyötä haastaa usein suunnitelman puute

Tyypillisesti onnistunutta perehdytyskokonaisuutta tai perehdytyksen kehittämiseen tähtääviä toimenpiteitä työpaikoilla haastaa hyödynnettävissä oleva aika sekä muuttuvat tilanteet perehdytyspäivien aikana. Onko perehdytystyön samanaikainen kehittäminen ja tehostaminen siis mahdoton yhtälö, ja kannattaakin ainoastaan todeta perehdytyksen olevan aikasyöppö, johon lähtökohtaisesti ei ole aikaa ja toisaalta sen olevan työtehtävä, josta nopeasti voi höylätä, kun tulee muita äkillisiä työtehtäviä edelle?

Paras tapa vaikuttaa sekä perehdytystyön ajankäytölliseen tehokkuuteen että laadun varmistamiseen on perehdytyssuunnitelma. Priorisoitu ja palasteltu, johdonmukainen sisältösuunnitelma perehtymisen tavoitteista, käsiteltävistä asioista ja tehtävistä, perehdytysvastuista ja aikataulutuksesta sekä eri mahdollisuuksista oppia asia tai työtehtävä – yksilön mukaan. Suunnitelman tarkoituksena on priorisoida olennaiset, ensisijaisesti opittavat sekä ajankäytön muuttuessa joustavat asiakokonaisuudet. Hyvä suunnitelma sisältää lisäksi optimaalisen ajankäytön ja aikatauluarvion; kuinka paljon vaadittavien tietojen ja taitojen omaksuminen vie aikaa perehtymisaikana. Vasta kun optimaalinen ajankäyttö kirjataan suunnitelmaan, on mahdollista tunnistaa perehdytykseen tarvittava, keskimääräinen aikavaatimus kokonaisuuden läpiviemiselle. Priorisoinnin ja ajankäytön kirjaaminen auttavat lisäksi arvioimaan kriittisesti sitä, mikä on aidosti tärkeää ensimmäisinä työpäivinä ja miksi, miten perehdytys etenee johdonmukaisesti teemasta toiseen sekä miten ottaa yksilölliset tarpeet huomioon eri oppimismenetelmiä valittaessa.

”Onnistunut perehdytys edistää hallinnan ja pärjäämisen tunnetta.

Suunnitelman merkitys tunnetaan, mutta usein kuitenkin kehittämistoimenpiteet ja -resurssi kohdistetaan ensimmäisten työpäivien perehdytyskäytäntöihin suunnitteluosaamisen kehittämisen sijaan. Ilman suunnitelmaa, perehdytys toteutuu helposti epätasalaatuisena ja epäjohdonmukaisena sekä tehottomana – suunnitelma tehdään joka kerta ajatuksissa uudelleen. Toisaalta riskinä on, että tärkeitä asioita jää käymättä, kun perehdytetään muistinvaraisesti, yhdistettynä kiireeseen, suureen asiamäärään sekä esimerkiksi perehdyttäjän vaihdokseen kesken työpäivän.

Perehdytyssuunnitelma on oppijan ja ohjaajan apuväline

Perehdytyssuunnitelman tavoitteena on tarjota yhteinen, minimisapluuna perehdytystyölle, jottei työtä tarvitse tehdä jokaisen kohdalla uudelleen. Määritellä asiat, jotka ovat yhteisiä perehtyjästä riippumatta ja ne, jotka joustavat työntekijän taustan, kokemuksen ja osaamisen tai aikatauluhaasteiden mukaan.

Hyvä suunnitelma sisältää asiakokonaisuuksien lisäksi vuorovaikutuksellisia ja ohjauksellisia elementtejä tutustumisen, reflektoinnin, palautekeskustelujen sekä esimerkiksi tiimityöskentelyn osalta. Kun myös ohjaukselliset perehdytystehtävät ovat kirjattu suunnitelmaan ylös, ne tulee useimmin tehtyä. Suunnitelman tehtävä on tukea perehdyttäjän työtä, mutta estää myös perehdytystyön haavoittuvuus, kun muutoksia perehdytyspäivien aikana kohdataan. Tiedetään jatkuvasti, missä mennään oppimisen osalta.

Perehdytyssuunnitelma kannattaa jakaa uudelle työntekijälle jo ennen ensimmäistä työpäivää. Suunnitelman avulla valmistaudumme perehdyttäjänä itse, mutta myös valmistelemme ja orientoimme uutta työntekijää ensimmäisiin työpäiviin. Mahdollisuus tutustua ensimmäisten työviikkojen ohjelmaan ennen työn aloitusta lisää turvallisuuden tunnetta. Suunnitelman avulla voi lisäksi osallistaa ja vastuuttaa tulokasta perehdytyspäiviin vaikuttamiseen – mitä sinä toivot ja tarvitset tältä työltä, perehdytysajalta, ohjaukseltani?

Johdonmukainen ja organisoitu, suunniteltu perehdytys näkyy usein työtehon ja osaamisen kehittymisessä nopeammin, motivaatiossa ja sitoutumisessa yritykseen. Onnistunut perehdytys edistää hallinnan ja pärjäämisen tunnetta, itsenäistä työtehtävistä suoriutumista sekä positiivista tervetulokokemusta. Uskallankin väittää, ettei tehokkuuden ja laadukkuuden kehittäminen samanaikaisesti olekaan dilemma – vaan itseasiassa suunnitelmallisuuden avulla voimme edistää niitä samanaikaisesti.

Teksti: Lotta Lukka
Kuvat: Unsplash

Julkaistu: 01/2023

Mitä mieltä olit artikkelista?

arvosana 1 arvosana 2 arvosana 3 arvosana 4 arvosana 5

UUSIMMAT

LUE UUSIN NÄKÖISLEHTI
HR-viesti 2/2024

HR viesti
mainos_1066
mainos_1069



Seuraa HR viesti
PubliCo B2B mediat:
enertec »     HR viesti »     kita »     prointerior »     prometalli »     proresto »     seatec »