Koulutus
Rekrytointi
Yrityskulttuuri

Perehdytystyöhön tehoa ja laatua suunnitelmallisuuden avulla

Yritykset kehittävät säännöllisesti perehdytyskäytäntöjään tavoitellen entistä laadukkaampia perehtymiskokemuksia uusille työntekijöille. Perehdytyksen merkitys kilpailuetuna, sekä veto- että pitotekijänä ymmärretään entistä paremmin ja lisäksi uudet työntekijät ovat aiempaa tietoisempia ja läpinäkyvämpiä perehtymiskokemusten osalta – sainko palautetta ja vaikuttaa omaan perehtymiseeni? Oliko minulla motivoitunut kummi tai perehdyttäjä saatavilla? Oliko aikaa tarpeeksi? Pääsinkö mukaan joukkoon?

Samanaikaisesti kun tasoa halutaan nostaa, haastetta luo usein perehdytystyötä aikaan ja työvoimaan liittyvä resursointi sekä äkilliset muutokset perehdytyspäivien aikana. Dilemmana onkin samanaikainen vaatimus perehdytysprosessin tehostamisesta ja laadukkaamman perehtymiskokemuksen tuottamisesta. Onko se edes mahdollista? On, perehdytyssuunnitelman avulla.

Onnistunut perehdytys on suunniteltu ja organisoitu vuorovaikutuskokonaisuus

Perehdytystyötä tehdään yrityksissä lukuisia kertoja vuoden aikana; uusien työntekijöiden saapuessa taloon, konkareiden palatessa vapaajaksoilta tai esimerkiksi uuden järjestelmän, työvälineen tai toimintamallin käyttöönoton yhteydessä. Perehdytystyöllä tähdätään osaamiseen, pärjäämiseen sekä joukkoon kuulumisen kokemusten vahvistamiseen ja lisäksi tietojen ja taitojen riittävään kehittymiseen, työturvalliseen työskentelytapaan, oma-aloitteisen ja itsenäisen työskentelyn mahdollistamiseen, työelämätaitojen karttumiseen sekä tunteeseen, jossa minut on otettu osaksi tiimiä ja organisaatiota.

Perehdytys onkin parhaimmillaan organisoitu ja johdonmukainen vuorovaikutuskokonaisuus, jossa huolehditaan lakisääteisen ohjauksen ja työn opastuksen lisäksi vuorovaikutuksesta ja erilaisista oppijoista – kuuntelusta, keskustelusta, palautteenannosta sekä yksilöiden tarpeista ja toiveista.

”Perehdytys onkin parhaimmillaan organisoitu ja johdonmukainen vuorovaikutuskokonaisuus.

Perehdytystyötä haastaa usein suunnitelman puute

Tyypillisesti onnistunutta perehdytyskokonaisuutta tai perehdytyksen kehittämiseen tähtääviä toimenpiteitä työpaikoilla haastaa hyödynnettävissä oleva aika sekä muuttuvat tilanteet perehdytyspäivien aikana. Onko perehdytystyön samanaikainen kehittäminen ja tehostaminen siis mahdoton yhtälö, ja kannattaakin ainoastaan todeta perehdytyksen olevan aikasyöppö, johon lähtökohtaisesti ei ole aikaa ja toisaalta sen olevan työtehtävä, josta nopeasti voi höylätä, kun tulee muita äkillisiä työtehtäviä edelle?

Paras tapa vaikuttaa sekä perehdytystyön ajankäytölliseen tehokkuuteen että laadun varmistamiseen on perehdytyssuunnitelma. Priorisoitu ja palasteltu, johdonmukainen sisältösuunnitelma perehtymisen tavoitteista, käsiteltävistä asioista ja tehtävistä, perehdytysvastuista ja aikataulutuksesta sekä eri mahdollisuuksista oppia asia tai työtehtävä – yksilön mukaan. Suunnitelman tarkoituksena on priorisoida olennaiset, ensisijaisesti opittavat sekä ajankäytön muuttuessa joustavat asiakokonaisuudet. Hyvä suunnitelma sisältää lisäksi optimaalisen ajankäytön ja aikatauluarvion; kuinka paljon vaadittavien tietojen ja taitojen omaksuminen vie aikaa perehtymisaikana. Vasta kun optimaalinen ajankäyttö kirjataan suunnitelmaan, on mahdollista tunnistaa perehdytykseen tarvittava, keskimääräinen aikavaatimus kokonaisuuden läpiviemiselle. Priorisoinnin ja ajankäytön kirjaaminen auttavat lisäksi arvioimaan kriittisesti sitä, mikä on aidosti tärkeää ensimmäisinä työpäivinä ja miksi, miten perehdytys etenee johdonmukaisesti teemasta toiseen sekä miten ottaa yksilölliset tarpeet huomioon eri oppimismenetelmiä valittaessa.

”Onnistunut perehdytys edistää hallinnan ja pärjäämisen tunnetta.

Suunnitelman merkitys tunnetaan, mutta usein kuitenkin kehittämistoimenpiteet ja -resurssi kohdistetaan ensimmäisten työpäivien perehdytyskäytäntöihin suunnitteluosaamisen kehittämisen sijaan. Ilman suunnitelmaa, perehdytys toteutuu helposti epätasalaatuisena ja epäjohdonmukaisena sekä tehottomana – suunnitelma tehdään joka kerta ajatuksissa uudelleen. Toisaalta riskinä on, että tärkeitä asioita jää käymättä, kun perehdytetään muistinvaraisesti, yhdistettynä kiireeseen, suureen asiamäärään sekä esimerkiksi perehdyttäjän vaihdokseen kesken työpäivän.

Perehdytyssuunnitelma on oppijan ja ohjaajan apuväline

Perehdytyssuunnitelman tavoitteena on tarjota yhteinen, minimisapluuna perehdytystyölle, jottei työtä tarvitse tehdä jokaisen kohdalla uudelleen. Määritellä asiat, jotka ovat yhteisiä perehtyjästä riippumatta ja ne, jotka joustavat työntekijän taustan, kokemuksen ja osaamisen tai aikatauluhaasteiden mukaan.

Hyvä suunnitelma sisältää asiakokonaisuuksien lisäksi vuorovaikutuksellisia ja ohjauksellisia elementtejä tutustumisen, reflektoinnin, palautekeskustelujen sekä esimerkiksi tiimityöskentelyn osalta. Kun myös ohjaukselliset perehdytystehtävät ovat kirjattu suunnitelmaan ylös, ne tulee useimmin tehtyä. Suunnitelman tehtävä on tukea perehdyttäjän työtä, mutta estää myös perehdytystyön haavoittuvuus, kun muutoksia perehdytyspäivien aikana kohdataan. Tiedetään jatkuvasti, missä mennään oppimisen osalta.

Perehdytyssuunnitelma kannattaa jakaa uudelle työntekijälle jo ennen ensimmäistä työpäivää. Suunnitelman avulla valmistaudumme perehdyttäjänä itse, mutta myös valmistelemme ja orientoimme uutta työntekijää ensimmäisiin työpäiviin. Mahdollisuus tutustua ensimmäisten työviikkojen ohjelmaan ennen työn aloitusta lisää turvallisuuden tunnetta. Suunnitelman avulla voi lisäksi osallistaa ja vastuuttaa tulokasta perehdytyspäiviin vaikuttamiseen – mitä sinä toivot ja tarvitset tältä työltä, perehdytysajalta, ohjaukseltani?

Johdonmukainen ja organisoitu, suunniteltu perehdytys näkyy usein työtehon ja osaamisen kehittymisessä nopeammin, motivaatiossa ja sitoutumisessa yritykseen. Onnistunut perehdytys edistää hallinnan ja pärjäämisen tunnetta, itsenäistä työtehtävistä suoriutumista sekä positiivista tervetulokokemusta. Uskallankin väittää, ettei tehokkuuden ja laadukkuuden kehittäminen samanaikaisesti olekaan dilemma – vaan itseasiassa suunnitelmallisuuden avulla voimme edistää niitä samanaikaisesti.

Teksti: Lotta Lukka
Kuvat: Unsplash

Julkaistu: 01/2023

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Mistä yritysjohdossa unelmoidaan ja millaisista muutoksista syntyy parempi työelämä? Muun muassa näihin kysymyksiin Freia Oy hakee vastausta yritysjohdolle suunnatussa DREAMS-tutkimuksessa.

Yksinäisyys ei ole vain yksityiselämässä koettu ongelma, vaan se koskee myös työelämää. HelsinkiMission Työelämän yksinäisyys 2022 -barometrista selviää, että joka neljäs suomalainen kokee yksinäisyyttä työelämässä. Kyselyyn vastasi yli tuhat työssäkäyvää suomalaista.

Mittarit ovat tärkeitä työkaluja organisaation toiminnan ja tulosten seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Mutta mitä jos mittarit eivät kerrokaan sitä, mikä on olennaista organisaation menestykselle? Mitä jos mittarit eivät ota huomioon sitä, mikä on merkityksellistä organisaation jäsenille?

Palveleva johtaminen on noussut viime vuosina yhdeksi suosituimmista ja kiinnostavimmista johtamisfilosofioista. Sen mukaan johtajan tehtävä on palvella, valmentaa ja auttaa työntekijöitä, ei käskeä, kontrolloida tai komentaa heitä.

Suomen suurin henkilöstöjohtamisen yhdistys HENRY ry kokoaa laajasti yhteen HR-funktiosta, johtamisesta ja työelämän kehittämisestä kiinnostuneet toimijat yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioista, yliopistoista ja muista oppilaitoksista.

Seuraa arvoitus: mikä edistää työnantajamielikuvaa, maksaa itsensä takaisin ja tuottaa uusia oivalluksia, mutta on samalla merkittävä keino kantaa sosiaalista vastuuta?

Monimuotoisuus. Tasa-arvo. Yhteenkuuluvuus. Yhä useampi yritys on käynnistänyt DEI:hin (diversity, equity, inclusion) liittyviä kehityshankkeita ja moni hakee näillä myös kilpailuetuja. Aiheesta Aalto-yliopistoon maisterintyön tehnyt Joel Pirinen löytää monia syitä, miksi yrityksen kannattaa viimeistään nyt kiinnittää huomiota aiheeseen.

HR-ala on valtavien mullistusten edessä – ja juuri se tekee työstä niin vastustamatonta, uskoo Tomi Välimäki.

Etä- ja hybridityö vaativat uusia näkökulmia johtamiseen. Kohtaamisten ja yhteistyön kasvattaminen luo yhteisöllisyyttä ja antaa pohjan inklusiiviselle työkulttuurille.

Paasitorni on ainutlaatuinen kokous-, kongressi-, juhla- ja tapahtumatalo Helsingin parhaalla paikalla Siltasaaressa. Monipuolisten mahdollisuuksien kohtaamispaikasta löytyy sopiva tila muutaman hengen palaverista aina 800 hengen tilaisuuksiin. Jokaisen tapahtuman onnistuminen on Paasitornin henkilökunnalle sydämen asia.