Johtaminen (etätyö)
Toimivan etätyökulttuurin pelisäännöt
Tavoitteellisen esimiestyön ja yksikkö- tai tiimikohtaisten yhdessä sovittujen pelisääntöjen avulla organisaatioon voidaan luoda toimiva etätyökulttuuri. Luottamuksen luomisessa ja säilyttämisessä viestintä on tärkeää.
Etätyön yleisyys vaihtelee huomattavasti erilaisten organisaatioiden
välillä. Osassa etätyö on arkipäivää, toisissa etätyötä
vasta harkitaan tai harjoitellaan. Keväällä koronapandemian
myötä useissa organisaatioissa siirryttiin etätyöhön hyvin
nopealla aikataululla.
Etäjohtamisen ja etätyön asiantuntija Ulla Vilkman Timanttia
Consulting Oy:stä sanoo, että on tärkeää muistaa, että etätyökään
ei välttämättä sovi kaikille ja osa ihmisistä nauttii toimiston
sosiaalisista kontakteista. Jos etätyö tuntuu liian yksinäiseltä, on
yksikön toimintatapoja tarkasteltava ja kehitettävä tilanteeseen
sopivaksi siten, että työntekijät voivat hyvin.
Normaalitilanteessa näin nopea siirtyminen ei ole ihanteellista,
sillä toimivan etätyökulttuurin luominen vie aikaa ja
siihen kannattaa panostaa heti alussa, jotta vältytään ongelmilta,
sanoo etäjohtamisen ja etätyön asiantuntija Ulla Vilkman
Timanttia Consulting Oy:stä.
Etätyökulttuuria luodessa organisaatiotasolla määritellään
etätyöohje, jonka puitteissa etätyötä tehdään. Etätyöohjeeseen
kannattaa jättää tilaa yksikkö- ja tiimikohtaisten pelisääntöjen
sopimiselle, sillä organisaatioissa on runsaasti erilaisia työtehtäviä
ja työn tekemisen tapoja.
Esimiehen ja alaisten yhdessä sopimat pelisäännöt varmistavat,
että ohjeistus sopii työntekijöiden tekemään työhön.
Etätyöohjeessa saatetaan määritellä sopivaksi etätöiden määräksi
esimerkiksi yksi tai kaksi päivää viikossa. Määritelmä on
turhan kankea, sillä tavoitteena pitäisi olla työskentelyn sujuminen,
tehtiinpä sitten etätöitä tai lähitöitä. Koronan myötä osa
organisaatioista on onneksi päättänyt jatkossa sallia etätyötä
paljon enemmän, Vilkman sanoo.
Tavoitteet pitää saattaa sellaiselle tasolle, että työtä voidaan seurata niiden kautta.
Pelisäännöissä sovitaan esimerkiksi aikatauluista, kokouksiin
osallistumisesta, työprosesseihin liittyvien asioiden hoitamisesta
ja viestintävälineiden käyttämisestä. Etätyöhön saattaa
liittyä edelleen ajatus siitä, että etätyössä olevaa ei saisi
häiritä, joten sovitut ajat tavoitettavissa olemiselle helpottavat
työskentelyä.
Etätyöläisten tulee tietää, milloin heidän on oltava tavoitettavissa
ja milloin saa olla tavoittamattomissa. Työskentelyn
joustavuus riippuu organisaatiosta ja sopimuksista, mutta tyypillisesti
etätyö tehdään normaalien työaikojen liukumien puitteissa,
sanoo Vilkman.
Tavoitettavissa oleminen on tärkeää, jotta kiireiset asiat
voidaan hoitaa sujuvasti. Toisaalta etätyön parhaita puolia on
itse valitun työskentelypaikan rauha, jolloin keskittyminen saattaa
olla helpompaa kuin toimiston hälyssä.
Tavoittamattomissa oleminen mahdollistaa ajattelua ja
keskittymistä vaativan asiantuntija- ja tietotyön tekemisen keskeytyksettä.
Keskittyminen häiriintyy, mikäli koko ajan täytyy
vilkuilla sähköpostia tai Teamsia. Jonkin verran törmään myös
ajatteluun, että täytyy olla koko ajan tavoitettavissa, jotta
kukaan ei epäilisi, että kotona ei tehdäkään työtä, Vilkman
toteaa.
Työn sujuvuuden tuominen esiin pelisäännöissä on tärkeää.
Etätyö ei ole saavutettu etu, vaan etä- ja lähitöitä ja
muita työn tekemisen muotoja yhdistellen huolehditaan töiden
etenemisestä aikataulussa.
Ei ole erikseen työtä ja etätyötä, vaan on vain työtä, jota
tehdään eri paikoissa ja eri aikoina, muistuttaa Vilkman.
Tuloksiin tavoitteellisella johtamisella
Asiantuntija- ja tietotyötä johdetaan ennen kaikkea tavoitteiden
kautta. Tavoitteellisella johtamisella varmistetaan töiden
eteneminen ja valmistuminen aikataulussa. Esimiehen on vaikeaa
seurata epämääräisten tai liian suurien tavoitteiden täyttymistä,
ja työnkuva saattaa olla tällöin epäselvä myös työntekijälle.
Tavoitteet pitää saattaa sellaiselle tasolle, että työtä voidaan
seurata niiden kautta. Vuositavoitteet voi pilkkoa työn
luonteen mukaan esimerkiksi kuukausitavoitteiksi, ja esimies
ja työntekijä voivat pohtia yhdessä tavoitteiden saavuttamista
kuukausittain etänä tai paikan päällä, Vilkman kuvailee.
Tapaamisessa tarkastellaan työn etenemistä, asetetaan
uusia tavoitteita ja etsitään yhdessä ratkaisuita, mikäli tavoitteita
ei ole saavutettu. Tarkoituksena ei ole kontrollointi, vaan
yhteinen keskustelu työntekijän työstä, työhön liittyvistä henkilökohtaisista
tavoitteista ja työn kuormittavuudesta.
Etäjohtamisessa kahden keskiset keskustelut ovat tehokkain
yksilöjohtamisen työkalu, jota suomalaisissa organisaatioissa
hyödynnetään vielä todella vähän. Ilman avointa keskustelua
johtaminen latistuu pelkäksi sähköpostijohtamiseksi,
ja pahimmillaan esimiehen ja alaisten välillä on jatkuvaa epävarmuutta
ja epäluottamusta, sanoo Vilkman.
Esimiehet voivat tarvittaessa hankkia etäjohtamisen taitoja
ja työkaluja kouluttautumalla. Timanttia Consultingin valmennuksissa
käydään läpi etäjohtamista eri näkökulmista, ja etäjohtamisen
asiantuntijat ovat tarvittaessa tukena etätyökulttuurin
luomisessa organisaatiossa paikan päällä. Ulla Vilkmanin
Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä -teos tarjoaa käytännön
ratkaisuja etätyön haastavaksi koettuihin tilanteisiin. Paljon
tietoa löytyy myös etäjohtaminen.fi-sivun blogista.
Etätyö on myös vetovoimatekijä. Mahdollisuus etätyöskentelyyn
parantaa työnantajamielikuvaa, ja etätyö ja työajan
joustot helpottavat työn ja muun elämän yhteensovittamista.
Useat tutkimukset osoittavat, että etätöissä työtä tehdään tehokkaammin ja samalla työntekijän kokonaisvaltainen hyvinvointi
paranee, koska työpaikalle siirtymiseen käytettävä aika
vapautuu levolle, perheelle tai harrastuksille.
On tärkeää muistaa, että etätyökään ei välttämättä sovi
kaikille ja osa ihmisistä nauttii toimiston sosiaalisista kontakteista.
Jos etätyö tuntuu liian yksinäiseltä, on yksikön toimintatapoja
tarkasteltava ja kehitettävä tilanteeseen sopivaksi siten,
että työntekijät voivat hyvin, Vilkman huomauttaa.
Kuva: Pixabay
Vapaamuotoinen viestintä parantaa yhteishenkeä
Lähijohtamisessa esimiehen ja alaisten välistä spontaania vuorovaikutusta
syntyy enemmän. Etäjohtamisessa fyysinen etäisyys
vähentää vuorovaikutusta, joten työpaikalla luontaisesti
syntyvää keskustelua täytyy luoda aktiivisesti.
Tutkimustiedon mukaan etäisyys muuttaa esimiehen ja tiimin
jäsenten välistä vuorovaikutusta asia- ja tehtäväkeskeisemmäksi.
Esimerkiksi Teams-kokouksissa ihmiset eivät aina mielellään
käytä puheenvuoroja tai vapaamuotoinen vuorovaikutus,
kuten kuulumisten vaihto, unohtuu kokonaan. Vähentynyt
vuorovaikutus alkaa helposti heikentää yhteenkuuluvuuden
tunnetta, ellei esimiestyöllä huolehdita vuorovaikutuksen laadusta,
Vilkman kertoo.
Etätyö on myös vetovoimatekijä.
Esimerkiksi virtuaalitiimeissä esimiehen ja tiimiläisten välisen
luottamuksen on havaittu olevan vähäisempää ja häilyvämpää.
Tämän haasteen voi ratkaista aktiivisella viestinnällä
alaisten kanssa. Etätyön viestintään sopivat esimerkiksi Teams
ja WhatsApp. Eri alustoilla voidaan käydä virtuaalisia kahvipöytä-
ja käytäväkeskusteluja, jotka luovat työyhteisöön yhteisöllisyyttä
ja luottamusta. Tärkeää on aktivoida koko tiimi keskusteluun,
ettei vuorovaikutus jää pelkästään esimiehen vastuulle,
jolloin esimies alkaa kuormittua.
Esimiehen tehtävänä on luoda vuorovaikutuskäytännöt,
joissa vapaamuotoinen viestintä toteutuu asiapitoisen viestinnän
ohella. Monissa organisaatioissa järjestetään virtuaalikahvihetkiä,
mutta se yksin ei riitä, vaan esimiehen pitäisi pystyä
järjestämään kahden keskisiä keskustelutuokioita jokaisen
alaisen kanssa. Osa esimiehistä saattaa arastella alaisille soittamista, mutta alaiselle esimiehen soitto viestii kiinnostuksesta
ja arvostuksesta hänen tekemäänsä työtä kohtaan, kuvailee
Vilkman.
Keskijohdossa esimiehillä saattaa olla johtamistyön lisäksi
asiantuntijatehtäviä ja muita hallinnollisia tehtäviä, jolloin keskustelutuokioiden
järjestäminen voi tuntua raskaalta.
Vartin keskusteluhetki ilman agendaa saattaa olla alaiselle
tosi merkittävä asia. Samalla esimies pysyy kartalla alaisen
tekemisistä ja mahdolliset virheet ja ongelmat havaitaan
ajoissa, jolloin aikaa säästyy asioiden selvittelyltä ja virheiden
korjaamiselta, Vilkman sanoo.
Teksti: Merja Maukonen
Kuvat: Timanttia Consulting Oy
Ulla Vilkman, Timanttia Consulting Oy
Julkaistu: 08/2020