Rekrytointi

Etäperehdytys digitaalisten työkalujen avulla - uhka vai mahdollisuus?

Loppusuoralla rekrytoinnissa ja uuden työntekijän perehdytys, joka pitäisikin toteuttaa etätapaamisen muodossa, lähestyy? Mitä etäperehdytyksen toteutuksessa kannattaa ottaa huomioon? Nopea muutos työelämään liittyvien tapaamisten kulttuurissa, poikkeusolojen vaatimuksesta, on tuonut näkyväksi tarpeen pohtia eri yrityksissä ja yhteisöissä etätapaamisten toteuttamista, ja suunnitelmien muuttamista nopealla aikataululla. Tämän jutun tavoitteena on vahvistaa ajatusta siitä, että etäperehdytys on mahdollista toteuttaa laadukkaasti ja monipuolisesti, ja antaa vinkkejä onnistuneen etäperehdytyksen suunnitteluun ja toteutukseen.

Asiaa perehdytyksestä

Perehdytys on investointi työnantajalle. Uudelle työntekijälle se on alku oppimiselle ja osaamisen kehittymiselle yrityksessä. Kustannuksiltaan onnistunut ja epäonnistunut perehdytys on esimerkiksi käytetyssä työajassa samanhintainen työnantajalle. Hintaerot astuvatkin tyypillisesti voimaan perehdytyksen jälkeen – ajassa, jossa työtehon ja osaamisen odotetaan nousevan työtehtävän vaatimalle tasolle. Kustannusten lisäksi onnistuneen perehdytyksen vaikutukset ulottuvat pitkällä aikavälillä esimerkiksi työmotivaatioon, sitoutumiseen, työhön liittyviin asenteisiin ja osaamisen kehittymiseen.

Perehdytys on tiivis vuorovaikutuskokonaisuus, jonka tärkein tehtävä on sitouttaa uusi työntekijä yrityksen kulttuuriin, työyhteisöön ja työtehtäviin sekä opastaa perusasiat työssä suoriutumiseen. Näiden lisäksi perehdytysvaiheessa merkityksellistä on esimerkiksi yrityksen yhteisten ja henkilökohtaisten tavoitteiden läpikäynti sekä katsaus osaamisen kehittämismahdollisuuksiin yrityksessä. Sen avulla uuden työntekijän on mahdollista reflektoida ja kehittää aktiivisesti ammatillista kasvuaan ja kehittymistään sekä työidentiteettiään.

”Huolellisesti suunniteltu prosessikokonaisuus lisää tehokkuutta ja tasalaatuisuutta.

Osaamisen kehittämiseen liittyvissä tutkimuksissa korostuu onnistunut perehdytys hyvin organisoituna prosessikokonaisuutena. Oleellista on, että perehdytys prosessina on suunniteltu, johdonmukainen ja selkeä, niin perehdyttäjälle kuin perehdytettävällekin. Huolellisesti suunniteltu prosessikokonaisuus lisää tehokkuutta ja tasalaatuisuutta, ja on monistettavissa yrityksen erilaisiin perehdytystarpeisiin. Tärkeimpiä määriteltäviä asioita suunnittelussa ovat perehdytyskokonaisuuden kesto ja eteneminen, perehdytykseen resursoitava ajankäyttö, tavoitteet ja seurantamenetelmät sekä perehdytyksen sisältö ja perehdyttäjä. Perehdytyksen on tutkittu olevan vaikuttavampaa kokeneen työntekijän ja kollegan opastuksessa kuin esimerkiksi esimiehen tai HR-edustajan. Organisoidun kokonaisuuden lisäksi, selkeä roolijako edesauttaa laadukkaan perehdytyksen kokemusta ja edistää tehokasta etenemistä.

Huomionarvoisia asioita etäperehdytyksen suunnitteluun

Huolellisen suunnittelun merkitys on korostunut onnistuneen perehdytyksen saavuttamisessa, huolimatta oppimis- tai toteutusympäristöstä. Digitaalisia työkaluja on saatavilla perehdytykseen liittyen monipuolisesti, ja yrityksessä onkin hyvä huomioida erilaisten oppimisympäristöjen ja -menetelmien mahdollisuus – myös kasvokkaisessa perehdytyssuunnitelmassa. Tällaisia menetelmiä ovat digitaalisten viestintävälineiden lisäksi esimerkiksi verkkokoulutukset, videototeutukset, itsenäinen opiskelu tai pelillistämisen muodot. Menetelmän valintaan vaikuttaa ennen kaikkea sen soveltuvuus perehdytettävään asiaan. Vaihtoehtoja on kuitenkin hyvä pohtia yksilöiden ollessa erilaisia oppijoita, myös perehdytystilanteessa.

Etäoppimistilanne, kuten perehdytys, toimii harvoin digitaalisesti samankaltaisesti kuin kasvokkaisessa vuorovaikutustilanteessa. Huomioitavia asioita etäperehdytyksen suunnittelussa ovat esimerkiksi aikataulutus, tilaisuuden rytmittäminen sekä turvallisen ilmapiirin luominen. Etäperehdytykseen onkin hyvä suunnitella säännöllisin väliajoin tauot, toiminnallisuutta sekä itsenäistä tekemistä perehdyttäjän puheenvuorojen lisäksi. Keskittymiskyvyn ylläpitäminen ja läsnä oleminen ovat haastettuna etätapaamisissa, joten säännöllinen aktivointi on hyvä suunnitella aikatauluun. Lisäksi usein kameratoiminto ja siten tuntuma yhtenäisessä työtilassa työskentelystä lisää turvallisuutta ja dialogisuutta tilanteessa.

Suunnitellussa aikataulussa ja rakenteessa pysyminen on tärkeää, mutta joustovaraakin pitää löytyä tilanteen, esimerkiksi hyvän keskustelun, vaatiessa. Keskustelua voi pitää äänen ja videokuvan lisäksi yllä myös muun muassa chatpalveluissa tai ruudunjaon kautta, jolloin esimerkiksi yhteisten muistiinpanojen tekeminen on mahdollista. Useat digitaaliset työkalut mahdollistavat näiden lisäksi erilaisten kyselyjen, tietovisojen tai muun aktivoinnin toteuttamisen, keskustelun tueksi. Joustovaraa vaativa tilanne voi johtua myös teknisestä haasteesta. Oleellista onkin pohtia jo etukäteen, minkä osan perehdytettävästä sisällöstä voi siirtää tai jättää pois tarvittaessa. Perehdytys etätapaamista laajempana prosessikokonaisuutena mahdollistaa myös sen, että sisältöjä voi jakaa esimerkiksi ennakkotehtävien ja jälkitehtävien muodossa, yhteisen etäperehdytyssession lisäksi. Tämä on myös oppimisen ja uusien asioiden omaksumisen kannalta hyvin järkevää. Perehdytys on verkostoitumisen kulta-aikaa, ja etätapaamiset haastavat erityisesti tiimin yhdessäolon ja uuden työntekijän tutustumisen työkavereihin. Sen vuoksi etäperehdytyksen suunnittelussa on tärkeää huomioida myös tiimin epäviralliset tapaamiset ja viestintäkanavat, esimerkiksi virtuaalikahvihetket tai afterworkit.

Mahdollisuuksia onnistuneen etäperehdytyksen toteutukseen on siis valtavasti. Uuden työntekijän laadukas perehdyttäminen on ponnistus, joka kannattaa. Uusi työntekijä mahdollistaa aina myös yrityksen oppimisen, ja sen vuoksi suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa. Tärkeintä on, että perehdytys on toteutettu suurella sydämellä oppimista ymmärtäen, jossa uuden toimintakulttuurin, työyhteisön ja työtehtävien omaksumiseen vaaditaan aikaa hyvin suunnitellun perehdytyskokonaisuuden lisäksi. Hyviä etäperehdytyksiä!

Teksti: Lotta Lukka
Kuvat: Pexels

Julkaistu: 09/2020

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Mistä yritysjohdossa unelmoidaan ja millaisista muutoksista syntyy parempi työelämä? Muun muassa näihin kysymyksiin Freia Oy hakee vastausta yritysjohdolle suunnatussa DREAMS-tutkimuksessa.

Yksinäisyys ei ole vain yksityiselämässä koettu ongelma, vaan se koskee myös työelämää. HelsinkiMission Työelämän yksinäisyys 2022 -barometrista selviää, että joka neljäs suomalainen kokee yksinäisyyttä työelämässä. Kyselyyn vastasi yli tuhat työssäkäyvää suomalaista.

Mittarit ovat tärkeitä työkaluja organisaation toiminnan ja tulosten seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Mutta mitä jos mittarit eivät kerrokaan sitä, mikä on olennaista organisaation menestykselle? Mitä jos mittarit eivät ota huomioon sitä, mikä on merkityksellistä organisaation jäsenille?

Palveleva johtaminen on noussut viime vuosina yhdeksi suosituimmista ja kiinnostavimmista johtamisfilosofioista. Sen mukaan johtajan tehtävä on palvella, valmentaa ja auttaa työntekijöitä, ei käskeä, kontrolloida tai komentaa heitä.

Suomen suurin henkilöstöjohtamisen yhdistys HENRY ry kokoaa laajasti yhteen HR-funktiosta, johtamisesta ja työelämän kehittämisestä kiinnostuneet toimijat yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioista, yliopistoista ja muista oppilaitoksista.

Seuraa arvoitus: mikä edistää työnantajamielikuvaa, maksaa itsensä takaisin ja tuottaa uusia oivalluksia, mutta on samalla merkittävä keino kantaa sosiaalista vastuuta?

Monimuotoisuus. Tasa-arvo. Yhteenkuuluvuus. Yhä useampi yritys on käynnistänyt DEI:hin (diversity, equity, inclusion) liittyviä kehityshankkeita ja moni hakee näillä myös kilpailuetuja. Aiheesta Aalto-yliopistoon maisterintyön tehnyt Joel Pirinen löytää monia syitä, miksi yrityksen kannattaa viimeistään nyt kiinnittää huomiota aiheeseen.

HR-ala on valtavien mullistusten edessä – ja juuri se tekee työstä niin vastustamatonta, uskoo Tomi Välimäki.

Etä- ja hybridityö vaativat uusia näkökulmia johtamiseen. Kohtaamisten ja yhteistyön kasvattaminen luo yhteisöllisyyttä ja antaa pohjan inklusiiviselle työkulttuurille.

Paasitorni on ainutlaatuinen kokous-, kongressi-, juhla- ja tapahtumatalo Helsingin parhaalla paikalla Siltasaaressa. Monipuolisten mahdollisuuksien kohtaamispaikasta löytyy sopiva tila muutaman hengen palaverista aina 800 hengen tilaisuuksiin. Jokaisen tapahtuman onnistuminen on Paasitornin henkilökunnalle sydämen asia.