mainos_541

HR-järjestelmät
Hyvinvointi
Johtaminen
Työlaki (Whistleblower)
Yrityskulttuuri

Agendalla ilmoituskanava - helposti

Nyt viimeistään kannattaa ryhtyä toimeen, jos ilmoituskanava vielä puuttuu. Joulukuu on kohta ovella.

artikkelikuva: Agendalla ilmoituskanava - helposti

Juuriharjan whistleblowing-asiantuntija ja partneri Erika Heiskanen neuvoo ilmoituskanavaan ja sen käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä.


Organisaation johdolle ilmoituskanava on osa riskienhallintaa ja hyödyllinen lisä väärinkäytösten ehkäisyssä ja hallinnassa. Kanavan valinnassa on direktiivin vaatimusten ja tietoturvaseikkojen lisäksi tärkeä huomioida sen helppokäyttöisyys. Mitä helppokäyttöisempi palvelu on, sitä näppärämpää on sen käyttöönotto ja käyttö.

EU:n whistleblowing-direktiivi velvoittaa kaikkia vähintään 50 henkeä työllistäviä organisaatioita järjestämään anonyymin ilmoituskanavan. Yli 250 henkeä työllistävillä organisaatioilla kanavan on oltava käytössä jo 17.12.2021. Direktiivin ydin on whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä.

Ilmoituskanava on hyvä lisä hallituksen ja toimivan johdon keinovalikoimaan väärinkäytösten ennaltaehkäisyssä ja hallinnassa. Ilmoituskanavaa ei kannatakaan lähestyä hallinnollisena pakkona, sillä oikein implementoituna, se voi tukea merkittävästi organisaation riskienhallintaprosesseja. Ilmoituskanavan avulla varmistetaan, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset ja ongelmia päästään ratkomaan. Tärkeää onkin miettiä direktiivin edellyttämä ilmoituksen eskalaatioprosessi jo ennakkoon.

Etupainotteinen reagointi estää tilannetta paisumasta suurempiin mittasuhteisiin. ACFE:n (Association of Certified Fraud Examiners) vuoden 2018 ”Global study on occupational fraud and abuse” -raportin mukaan väärinkäytös tai muu rikkomus havaitaan tyypillisimmin (40% tapauksista) juuri ilmoituksen perusteella.

Mitä kannattaa ottaa huomioon whistleblowing-kanavan hankinnassa?

Perusvaatimus on, että kanava täyttää sekä whistleblowing-direktiivin että kansallisen lainsäädännön vaateet ja GDPR-säädökset. Kanavan on myös oltava digipalvelulain edellyttämällä tavalla saavutettava ja ehdottoman tietoturvallinen.

Tämän lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota järjestelmän helppokäyttöisyyteen. Se lisää kanavan toimintavarmuutta ja helpottaa uuden järjestelmän käyttöönottoa ja käyttöä. Kannattaako henkilöstöä kuormittaa isolla järjestelmäkoulutuksella? Ja onko ilmoituksen tullessa ensimmäisenä kaivettava käyttöoppaat esiin?

Tiedämme myös, että ilmoittajan stressipohjainen reagointi on korkealla ilmoittamisen yhteydessä ja hänen odottaessa vastausta ilmoitukseensa. Kansainvälisesti n. 7% ilmoituksista päätyykin ulkoisille tahoille, kuten mediaan. Me Juuriharjalla olemme omassa ratkaisussamme – First Whistle -ilmoituskanavassa – päätyneet laadukkaan tietoturvan ja helppokäyttöisyyden lisäksi tukemaan ilmoittajaa psykologisesti niin, että hänen on helpompi sietää painetta, jotta organisaatio saisi ilmoitukset mahdollisimman todennäköisesti oman kanavansa kautta.

CTA

Milloin kanava on otettava käyttöön?

Käyttöönottoaikataulua on hyvä jäsentää kansallisesta takarajasta taaksepäin. Anna oma aika-arviosi seuraaviin kysymyksiin.

Kanavan on oltava käytössä 17.12.2021.
Kuinka kauan kestää, että:

  • direktiivin edellyttämä henkilökunnan koulutus ilmoittamiseen liittyvistä oikeuksista ja velvollisuuksista on suunniteltu ja toteutettu?
  • direktiivin edellyttämät prosessit saadaan määriteltyä?
  • kanava saadaan käyttöön?
  • hankinta saadaan päätökseensä?
    Käynnistä hankinnan suunnittelu ja toteutus: päivämäärä.
    Aika rientää – nyt kannattaa ryhtyä toimeen!

Voit myös varata kalenteristamme tapaamisajan – kerromme mielellämme lisää First Whistle -ilmoituskanavastamme ja vastaamme whistleblowing-kysymyksiinne.

Erika Heiskanen
whistleblowing-asiantuntija, partneri
laillistettu psykologi

Juuriharja Consulting Group Oy
erika.heiskanen@juuriharja.fi
+358 40 7466798
firstwhistle.juuriharja.fi

Julkaistu: 10/2021

Mitä mieltä olit artikkelista?

arvosana 1 arvosana 2 arvosana 3 arvosana 4 arvosana 5

UUSIMMAT

PODCAST
HR-ammattilainen osaamisen kehittämisen keskiössä – näin autat organisaatiota menestymään

PODCAST
Yrityskulttuuri on kuningas

mainos_659
mainos_543
mainos_616
mainos_656
mainos_612
mainos_596



Seuraa HR viesti
PubliCo B2B mediat:
enertec »     HR viesti »     kita »     prointerior »     prometalli »     proresto »     seatec »