HR-järjestelmät
Hyvinvointi
Johtaminen
Työlaki (Whistleblower)
Yrityskulttuuri

Agendalla ilmoituskanava - helposti

Nyt viimeistään kannattaa ryhtyä toimeen, jos ilmoituskanava vielä puuttuu.

Juuriharjan whistleblowing-asiantuntija ja partneri Erika Heiskanen neuvoo ilmoituskanavaan ja sen käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä.

Organisaation johdolle ilmoituskanava on osa riskienhallintaa ja hyödyllinen lisä väärinkäytösten ehkäisyssä ja hallinnassa. Kanavan valinnassa on direktiivin vaatimusten ja tietoturvaseikkojen lisäksi tärkeä huomioida sen helppokäyttöisyys. Mitä helppokäyttöisempi palvelu on, sitä näppärämpää on sen käyttöönotto ja käyttö.

EU:n whistleblowing-direktiivi velvoittaa kaikkia vähintään 50 henkeä työllistäviä organisaatioita järjestämään anonyymin ilmoituskanavan. Direktiivin ydin on whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä.

Ilmoituskanava on hyvä lisä hallituksen ja toimivan johdon keinovalikoimaan väärinkäytösten ennaltaehkäisyssä ja hallinnassa. Ilmoituskanavaa ei kannatakaan lähestyä hallinnollisena pakkona, sillä oikein implementoituna, se voi tukea merkittävästi organisaation riskienhallintaprosesseja. Ilmoituskanavan avulla varmistetaan, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset ja ongelmia päästään ratkomaan. Tärkeää onkin miettiä direktiivin edellyttämä ilmoituksen eskalaatioprosessi jo ennakkoon.

Etupainotteinen reagointi estää tilannetta paisumasta suurempiin mittasuhteisiin. ACFE:n (Association of Certified Fraud Examiners) vuoden 2018 ”Global study on occupational fraud and abuse” -raportin mukaan väärinkäytös tai muu rikkomus havaitaan tyypillisimmin (40% tapauksista) juuri ilmoituksen perusteella.

Mitä kannattaa ottaa huomioon whistleblowing-kanavan hankinnassa?

Perusvaatimus on, että kanava täyttää sekä whistleblowing-direktiivin että kansallisen lainsäädännön vaateet ja GDPR-säädökset. Kanavan on myös oltava digipalvelulain edellyttämällä tavalla saavutettava ja ehdottoman tietoturvallinen.

Tämän lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota järjestelmän helppokäyttöisyyteen. Se lisää kanavan toimintavarmuutta ja helpottaa uuden järjestelmän käyttöönottoa ja käyttöä. Kannattaako henkilöstöä kuormittaa isolla järjestelmäkoulutuksella? Ja onko ilmoituksen tullessa ensimmäisenä kaivettava käyttöoppaat esiin?

Tiedämme myös, että ilmoittajan stressipohjainen reagointi on korkealla ilmoittamisen yhteydessä ja hänen odottaessa vastausta ilmoitukseensa. Kansainvälisesti n. 7% ilmoituksista päätyykin ulkoisille tahoille, kuten mediaan. Me Juuriharjassa olemme omassa ratkaisussamme – First Whistle -ilmoituskanavassa – päätyneet laadukkaan tietoturvan ja helppokäyttöisyyden lisäksi tukemaan ilmoittajaa psykologisesti niin, että hänen on helpompi sietää painetta, jotta organisaatio saisi ilmoitukset mahdollisimman todennäköisesti oman kanavansa kautta.

Mitä voi tehdä valmiiksi jo nyt?

Vaikka Suomi myöhästyi EU:n kansalliselle nk. whistleblowing-lainsäädännölle asettamasta takarajasta, etenee asia koko ajan.

Ilmoittajansuojan ja ilmoituskanavan järjestämiseen liittyy useita hallinnollisia toimenpiteitä, kuten yt-menettely ja ilmoitusten käsittelyprosessin määrittely. Molemmat näistä on hyvä laittaa kuntoon ripeästi. Me Juuriharjassa olemme myös sitoutuneet siihen, että tarpeen mukaan muokkaamme First Whistle -ilmoituskanavaamme lain voimaan tullessa, joten meiltä voi hankkia myös kanavan huoletta jo nyt.

Olemme lisäksi kehittäneet First Whistlen yhteyteen arkistointimahdollisuuden, jonka avulla organisaatio saa omaan hallintaansa tapausten ja tutkintadokumentaation arkistoinnin, arkistosta palautuksen ja tapausten lopullisen poistamisen tietoturvallisessa ympäristössä. Näin voi ketterästi reagoida lain muutoksiin tulevaisuudessakin.

Voit myös varata kalenteristamme tapaamisajan – kerromme mielellämme lisää First Whistle -ilmoituskanavastamme ja vastaamme whistleblowing-kysymyksiinne.

Erika Heiskanen
whistleblowing-asiantuntija, partneri
laillistettu psykologi

Juuriharja Consulting Group Oy
erika.heiskanen@juuriharja.fi
+358 40 7466798
firstwhistle.juuriharja.fi

Julkaistu: 10/2021

Seuraa HR viesti

HR viestin uutiskirje

UUSIMMAT

Mistä yritysjohdossa unelmoidaan ja millaisista muutoksista syntyy parempi työelämä? Muun muassa näihin kysymyksiin Freia Oy hakee vastausta yritysjohdolle suunnatussa DREAMS-tutkimuksessa.

Yksinäisyys ei ole vain yksityiselämässä koettu ongelma, vaan se koskee myös työelämää. HelsinkiMission Työelämän yksinäisyys 2022 -barometrista selviää, että joka neljäs suomalainen kokee yksinäisyyttä työelämässä. Kyselyyn vastasi yli tuhat työssäkäyvää suomalaista.

Mittarit ovat tärkeitä työkaluja organisaation toiminnan ja tulosten seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Mutta mitä jos mittarit eivät kerrokaan sitä, mikä on olennaista organisaation menestykselle? Mitä jos mittarit eivät ota huomioon sitä, mikä on merkityksellistä organisaation jäsenille?

Palveleva johtaminen on noussut viime vuosina yhdeksi suosituimmista ja kiinnostavimmista johtamisfilosofioista. Sen mukaan johtajan tehtävä on palvella, valmentaa ja auttaa työntekijöitä, ei käskeä, kontrolloida tai komentaa heitä.

Suomen suurin henkilöstöjohtamisen yhdistys HENRY ry kokoaa laajasti yhteen HR-funktiosta, johtamisesta ja työelämän kehittämisestä kiinnostuneet toimijat yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioista, yliopistoista ja muista oppilaitoksista.

Seuraa arvoitus: mikä edistää työnantajamielikuvaa, maksaa itsensä takaisin ja tuottaa uusia oivalluksia, mutta on samalla merkittävä keino kantaa sosiaalista vastuuta?

Monimuotoisuus. Tasa-arvo. Yhteenkuuluvuus. Yhä useampi yritys on käynnistänyt DEI:hin (diversity, equity, inclusion) liittyviä kehityshankkeita ja moni hakee näillä myös kilpailuetuja. Aiheesta Aalto-yliopistoon maisterintyön tehnyt Joel Pirinen löytää monia syitä, miksi yrityksen kannattaa viimeistään nyt kiinnittää huomiota aiheeseen.

HR-ala on valtavien mullistusten edessä – ja juuri se tekee työstä niin vastustamatonta, uskoo Tomi Välimäki.

Etä- ja hybridityö vaativat uusia näkökulmia johtamiseen. Kohtaamisten ja yhteistyön kasvattaminen luo yhteisöllisyyttä ja antaa pohjan inklusiiviselle työkulttuurille.

Paasitorni on ainutlaatuinen kokous-, kongressi-, juhla- ja tapahtumatalo Helsingin parhaalla paikalla Siltasaaressa. Monipuolisten mahdollisuuksien kohtaamispaikasta löytyy sopiva tila muutaman hengen palaverista aina 800 hengen tilaisuuksiin. Jokaisen tapahtuman onnistuminen on Paasitornin henkilökunnalle sydämen asia.