Hyvinvointi
Työympäristö (toimitilat)

Toimiva työympäristö vetää puoleensa kuin magneetti

KUVA: SISUSTUSARKKITEHTITOIMISTO PROFIT INTERIOR

Työympäristöllä on suuri merkitys henkilöstön sitoutumiseen ja hyvinvointiin. Tuoreen tutkimuksen mukaan (Ranstad Research 2021) työympäristö on yksi tärkeimmistä tekijöistä, jolla ihminen saadaan sitoutumaan työyhteisöön, voimaan hyvin, tekemään tuloksellista työtä ja jopa valitsemaan työnantajan. Aikaisemmin palkka ja urakehitys olivat myyntivaltteja osaajien houkuttelussa, nyt ne ovat vaihtuneet joustavaan, viihtyisään ja ekologisia arvoja kuvastavaan työympäristöön.

Työympäristö jakautuu fyysiseen, digitaaliseen ja sosiaaliseen työtilaan, joiden ominaisuuksiin maailmanlaajuinen pandemia on vaikuttanut merkittävästi. Fyysinen työympäristö on Moodit Oy:n sisustusarkkitehti, monimediavaikuttaja, yrittäjä Maaretta Tukiaisen mukaan ”aktuaalinen tilojen kokonaisuus”, jossa työn luonne määrittelee, missä se tapahtuu. Sosiaalisen työympäristön muodostavat yhteisesti sovitut säännöt ja tavat toimia, ja kolmannen, digitaalisen työympäristön on maailmanlaajuinen pandemia tehnyt osaksi arkityöpäivää. Sen osalta on Tukiaisen mukaan mielenkiintoista seurata, kuinka fyysisesti läsnä ja hybridisti etänä olevat saadaan kokemaan yhtäläinen läsnäolon tunne, - niin, ettei kenellekään tule sitä ’kahden kerroksen väkeä’ -fiilistä.

Monitilatoimistossa valitaan

Yksi malli, jonka mukaan toimitiloja on viime vuosina suunniteltu, on monitilatoimisto (engl. Activity Based Working), jossa työpistealueet on suunniteltu kolmeen eri vyöhykkeeseen kahden pääkriteerin perusteella: tehdäänkö työtä pääasiallisesti yksin vai muiden kanssa ja kuinka paljon ääntä työstä lähtee. Neliöitä tarvitaan monitilatoimistossa usein aiempaa vähemmän, koska työpisteitä ei lasketa koko henkilöstömäärän mukaan. Samaan aikaan erityyppisten tilojen määrä lisääntyy toimintolähtöisesti.

”Vuorovaikutteisella vyöhykkeellä tehdään äänekästä työtä, esimerkiksi markkinointitiimi, joka ideoi ja sparrailee kovaan ääneen – heidän työtilansa voidaan suunnitella erilleen muista. Puolihiljaisella työpistealueella voi vastata puhelimeen, jutella vieruskaverin kanssa ja jos on tarvetta palaveriin, mennä lähellä olevaan ad hoc -neukkariin. Useimmissa toimistoissa on myös yksi täysin hiljainen työpistealue, kirjasto tai muu hiljainen tila, jossa tehdään työtä pääasiallisesti yksin”, kuvailee Tukiainen.

Maaretta Tukiaisen mukaan varsinkin nuorempi ikäpolvi arvostaa työympäristöä, jotka on suunniteltu kestävän kehityksen mukaisesti.
KUVA: MOODIT OY, KUVAAJA PETRA VEIKKOLA

Monitilatoimistojen kehitys on mahdollistanut yritysten rahavarojen suuntaamisen tilojen sijainnin ja viihtyvyyden parantamiseen. ”Työtilat kehittyvät ihmislähtöisiksi ja houkutteleviksi sekä siirtyvät keskeisille paikoille, viihtyisään kaupunkimiljööseen osaksi ympäröiviä palveluja ja parempia kulkuyhteyksiä. Brändiä korostava, tyylikäs toimisto vetää puoleensa ihmisiä, nykyisiä ja uusia. Kun ei tarvitse sijoittaa lattiapinta-alaan, voi satsata tilojen sijaintiin, toimivuuteen ja sisustamiseen”, kiteyttää Itu Design Oy:n arkkitehti ja yrittäjä Robin Wycherley.

Wycherleyn mukaan tilojen täytyy kuvastaa yhä enemmän yrityksen identiteettiä, kulttuuria ja eettisiä valintoja sekä mahdollistaa työympäristön, johon koetaan yhteenkuuluvuutta. Valintoja tehdään työpäivän aikana monella eri tavoin. ”Yksilö valitsee, missä haluaa monitilatoimistossa työskennellä vai jättääkö kokonaan menemättä sinne. Vastaisuudessa teemme jatkuvia valintoja kodin, toimiston ja lähellä kotia sijaitsevan yhteistoimintatilan (engl. Co-working Space) välillä luodaksemme ideaalit olosuhteet työllemme”, kiteyttää Robin Wycherley.

Robin Wycherleyn mukaan viihtyisä työympäristö ja yhteisöllisyys ovat valtteja, joita työnantaja voi tarjota työntekijöille.
KUVA: ITU DESIGN OY

Magneetit houkuttelevat ja sitouttavat

Työtiloihin suunnitellaan erilaisia magneetteja, jotka vetävät puoleensa. Sellaisia ovat Tukiaisen mukaan esimerkiksi työkahvila, pelihuone, elokuvahuone tai hiljentymishuone, jossa työpäivän aikana voi rauhoittua ja vahvistaa omaa resilienssiä. Magneettien avulla houkutellaan ja sitoutetaan ihmisiä työyhteisöön.

”Magneetit ovat myös tilallisia – kenen kanssa olen samassa rakennuksessa, millaisella alueella olen ja miten alueella sijoitun? Business Garden -konseptissa magneetteja ovat erilaiset palvelut, joiden avulla myös ympäröivä yhteiskunta tulee osaksi työyhteisöä. Työntekijöille tarjotaan erilaisia lisäpalveluja kuten pesula- ja postipalveluita. Joihinkin toimitiloihin on yhdistetty laadukkaita kuntosali- ja hotelli- ja majoituspalveluita. Näin työntekijöiden sitoutumista vahvistetaan sekä työympäristön sisäisten toimintojen asemoinnilla että niiden asemoinnilla suhteessa ympäröivään yhteiskuntaan”, kuvailee Tukianen.

Magneetit eivät silti riitä, vaan vaaditaan myös viihtyisyyttä ja luonnonläheisyyttä. ”Tällä hetkellä työympäristöihin kaivataan lisää kodinomaisuutta, koska on oltu niin pitkään kotona. Halutaan kulkea tohveleissa ja löytää rauhallinen paikka kahvikupposen nauttimiselle. Houkuttelevat tilat ovat lähellä luontoa, niissä on paljon viherkasveja, hyvät maisemat ja mahdollisuus tehdä vaivattomia piha- tai kävelypalavereita. Etenkin nuori ikäluokka arvostaa tiloja, jotka on suunniteltu kestävän kehityksen mukaisesti, ja monet heistä haluavat tietää toimitilojen päästöarvot. Luonto, kodinomaisuus ja kahvi ratkaisevat - mistä sen saan ja onko se ilmaista”, huudahtaa Tukiainen.

Robin Wycherley alleviivaa Tukiaisen näkemyksen yrityksen ja yksilön arvojen yhteensopivuudesta. ”Ihmisille on tärkeää omaan imagoon sopiva brändikuva eli yrityksen työympäristön muotoilun, tunnelman ja värimaailman täytyy heijastaa yksilön identiteettiä. Työympäristöjen sovittaminen näihin yksilöllisiin odotuksiin on avainasemassa osaajien rekrytoinnissa ja heidän houkuttelussaan takaisin toimistoille”, komppaa Wycherley.

Hänen mukaansa kaikkeen täytyy voida työympäristössä myös vaikuttaa, aivan kuten omassa kodissa. ”Käyttäjä haluaa vaikuttaa ympäröivään tilaan, sen valaistukseen, hengitysilman laatuun ja lämpötilaan. On tarjottava helppokäyttöisiä ohjaimia, joiden avulla kaiken voi säätää sopivaksi. Käyttäjäohjaus on muodissa ja sitä odotetaan”, sanoo Wycherley.

KUVA: ITU DESIGN OY / KUVATOIMISTO KUVIO OY

Työympäristö tukee johtajuutta

Työympäristöjen muutos mahdollistaa myös tehokkaan muutosjohtamisen; kun kaikki muuttuu, ei vanhoihin rakenteisiin voi jäädä. Hyvä johtaja näkee työympäristön muutoksen mahdollisuutena ja valjastaa sen osaksi laajempaa toimintakulttuurin muutosta, jossa lisätään yhteistyötä yksiköiden kesken, vahvistetaan yhteisöllistymistä, kirkastetaan yrityksen arvoja ja sitoutetaan osaajia.

”Onnistunut työympäristömuutos tehdään osallistavan prosessin avulla, jossa koko yhteisö on mukana luomassa sitä. Mitä enemmän tilatyyppejä tarvitaan ja mitä enemmän muutosta sekä sen vastustusta on, sitä enemmän tarvitaan osallistumista, kokonaisvaltaista suunnittelua ja oikea-aikaista viestintää. Tilamuutosprojektista ei kannata kuvitella selviävänsä ilman ulkopuolista apua, ainakaan laadukkaasti onnistuen”, muistuttaa Maaretta Tukiainen.

Maaretta emännöi työympäristömuutoksiin keskittyvää Työkahveilla-podcastia, joka tarkastelee työympäristön kehitystä eri näkökulmista, myös johtajuuden kannalta. Robin Wycherley haluaa vielä muistuttaa, että johtajuus tarvitsee työympäristön rakenteita tuekseen eli sitä fyysistä tilaa, jossa yrityksen kulttuuri ilmenee.

”Johtajuus ja oppiminen onnistuvat parhaiten toimivassa ja vuorovaikutteisessa työympäristössä. Yksi johtajan tärkeimmistä tehtävistä on siirtää tietoa ja osaamista eteenpäin – sen onnistuminen etänä ei ole lainkaan taattua”, muistuttaa Wycherley.

Teksti: Hetamari Woods

Julkaistu: 03/2022