HR-järjestelmät
Yrityskulttuuri

ChatHR

Tekoäly mullistaa markkinoinnin, myynnin ja itse tuotannon – mutta miten on henkilöstöhallinnan laita?

”Tekoälyn matkasaarnaaja” Antti Merilehto kirjoitti Tekoäly – matkaopas johtajalle -kirjan jo 2018, osana tekoälykeskustelun ensimmäistä aaltoa. Vuoden myydyin bisneskirja keräsi yhteen 86 asiantuntijan näkemykset tekoälystä ja antoi esimakua siitä, mitä tuleman pitää. Pinnan alla muhi iso vallankumous, joka konkretisoitui marraskuussa 2022, kun Open AI lanseerasi ChatGPT:n.

”ChatGPT on vertaansa vailla oleva käyttöliittymäinnovaatio, joka on muuttanut tilanteen täysin”, Merilehto toteaa.

ChatGPT:n kaltaiset AI-assistentit eivät kuitenkaan myllerrä kaikkea työntekoa. Merilehto näkee duuneissa kaksi karkeaa kategoriaa: ne työt, joita tehdään huomioliivi päällä ja ne työt, jotka hoituvat näppäimistöä takomalla. Taloa rakentamaan tarvitaan edelleen tekeviä käsiä, vasara ja nauloja – mutta esimerkiksi markkinointi- ja myyntiosasto voivat saada tekoälystä huomattavaa nostetta.

”Yksityistä tietoa on paljon ja se on tietenkin suojattava.

Märkäkorva sai isoimman AI-hyödyn

Millaisesta tehobuustista sitten puhutaan? – ChatGPT:n ja muiden tekoälysovellusten vaikutuksesta työhön on olemassa vasta melko vähän tutkittua tietoa. Varteenotettavammasta päästä löytyy Stanfordin ja MIT:n keväinen tutkimus, jossa selvitettiin, miten generatiiviset AI-työkalut vauhdittavat teknistä asiakastukea Filippiineillä. Lopputulos: tuottavuus nousi 14%. Kovin tuottavuusloikka kohdistui yrityksen noviisityöntekijöihin, jotka selviytyivät tehtävistään 35% nopeammin tekoälyn avulla.

Antti Merilehto toteaa, että ChatGPT on vertaansa vailla oleva käyttöliittymäinnovaatio, joka on muuttanut tilanteen täysin.
KUVA: ANTTI MERILEHTO

LinkedIn julkaisi elokuussa uuden Työn tulevaisuus -raportin, joka keskittyy tekoälyyn. Raportti kertoo, että käyttäjien LinkedIn-profiileissa mainitaan nyt ChatGPT:n tai sen tapaisten työkalujen hallinta 21 kertaa useammin kuin vielä marraskuussa 2022. Samaan aikaan USA:n pomoportaasta liki puolet (47%) katsoo generatiivisen tekoälyn parantavan tuottavuutta.

Fiksun valinta?

Merilehto katsoo, että muutos tulee vääjäämättä. ”En kuitenkaan pidä puheista, joiden mukaan tekoälysovellusten käytölle ei ole vaihtoehtoja. Aina on vaihtoehtoja – ne ovat vain tosi surkeita”, hän virnistää.

Merilehto on kulkenut tänä vuonna eri yrityksissä vetämässä ChatGPT-koulutuksia ja nähnyt, miten suomut tippuvat silmiltä. Hänellä on myös vissi käsitys siitä, mikä on muutoksen marssijärjestys kotimaisissa organisaatioissa.

”Ensimmäisenä muuttuu markkinointiviestintä – ja se tapahtuu jo nyt. Erilaiseen ideointiin ChatGPT onkin loistava väline.”

Seuraavassa aallossa AI-työkalut saadaan myyntiä tukemaan ja näin ”firman konehuone” saa mukavasti lisäpotkua. ”Tämä muutos on tulossa pian”, povaa Merilehto.

Aikakoneella vuoteen 2025

Entäs sitten HR? – HR-osastolle tekoäly tulee myös, mutta tiessä on pari töyssyä. Ensinnäkin HR-data on varsin poikkeuksellista, koska siellä liikkuu luottamuksellista ja henkilökohtaista informaatiota.

”Yksityistä tietoa on paljon ja se on tietenkin suojattava.”

Toinen jarruttava tekijä on asenne: Merilehdon mukaan yrityksissä ja myös HR-puolella on vielä paljon ihmisiä, jotka vierastavat tekoälyn käyttöä. ”Nyt pitää kuitenkin nostaa katse oman roolin yli ja katsoa tätä valtavaa tietotyön muutosta, joka on meneillään.”

Merilehto kehottaa pieneen ajatusleikkiin: miten yritys ja sen liiketoiminta tulee muuttumaan seuraavan kahden vuoden aikana? Missä me ollaan vuonna 2025?

”Väitän, että kaikki näppäimistöllä tehtävät työt ovat siihen mennessä muuttuneet jollain tavalla. Kaikki ei muutu, mutta moni näppäimistöllä tehtävä työ muuttuu.”

HR-osastojen arkeen Merilehto povaa mm. jäntevämpiä kehityskeskusteluja, kun tekoälyassistentti voi valmistella laajasta aineistosta personoidun palautteen ydinkohdat ja faktat. Luvassa on myös parempaa palautteen antamista – puolin ja toisin. Vähän strategisemmallakin tasolla avautuu kiehtovia horisontteja:

”Kun puhutaan oppimisesta ja kehittymisestä ja ylipäänsä osaamisen johtamisesta, tekoäly voi auttaa HR:ää todella paljon, kun aikaa ei enää kulu niin paljon perusrutiinien hoitamiseen.”

Kävele ennen kuin juokset!

Sanna Frisk vetää HENRY ry:n Rekryverkostoa, jossa tekoäly on myös puhuttanut viime aikoina. Etenkin ChatGPT on saanut HR-porukoihin liikettä: miten tämä vaikuttaa meidän tehtäväkenttäämme? – Friskin mukaan monessa organisaatiossa tohkeillaan tekoälystä kuitenkin hiukan ennenaikaisesti:

”Ennen tekoälykokeiluja voisi aloittaa digitalisaation helpommista askelista, liittyen vaikkapa automatisaatioon.” Pienellä vaivalla saadaan yrityksissä käyttöön esimerkiksi viestit, jotka lähtevät rekrytointiputkessa oleville automaattisesti.

Nordean Senior Tech Recruiter ja yksi HENRY ry:n rekryverkoston vetäjistä Sanna Frisk toteaa, että tekoälyyn liitetään nykyisellään mielikuvia, jotka saavat – ainakin osan – HR-porukoita vierastamaan koko aihepiiriä.
KUVA: SANNA FRISK

”Samalla tavalla voidaan automatisoida pre-onboarding -viestit ja muistutus työsopimuksen sähköisestä allekirjoittamisesta. Näihin ei vielä tekoälyä tarvita, mutta monesta paikasta nekin puuttuvat”, toteaa Frisk, jonka varsinainen leipätyö on Nordic Senior Recruiterin pesti Nordealla.

”Kaikki AI-kikat eivät maksa maltaita.

Automatisoi rutiinit

Kun sitten tekoälytyökaluja otetaan käyttöön HR:ssä, yksi luonteva käyttökohde on HR chatbot, joka pystyy hanskaamaan ainakin ne kaikkein ilmeisimmät jutut. Näin HR-väen aika ei kulu yleisimpien kysymysten selvittämiseen, kuten kuinka paljon Markulla ja Mirkulla on kertynyt vuosilomaa.

Tekoäly on aika velho myös analysoimaan HR-dataa: esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuudesta voidaan tehdä ennusteita liittyen vaikkapa sitoutuneisuuteen ja tulevaisuuden rekrytointitarpeisiin. Frisk huomauttaa, että datan tulee olla oikeassa muodossa ja sitä pitää ylläpitää systemaattisesti, jolloin automaation ja robotiikan ensimmäiset askeleet toteutuvat oikein. Näiden avulla järjestelmä voi myös nostaa ”talent flagin” ilmaan, kun ansioitunut työntekijä on syytä ylentää tai tehtäväkenttää kannattaa syventää.

”Rekrytointeja tehdessä hyvä työkalu on ainakin toistaiseksi ilmainen ChatGPT yhdistettynä Gender Decoder -nettisivuun, joiden avulla pystyy tekemään inklusiivisempiä työilmoituksia”, vinkkaa Frisk.

Kuva: Pixabay

Turha pelko pois

Sanna Friskin mukaan tekoälyyn liitetään nykyisellään mielikuvia, jotka saavat – ainakin osan – HR-porukoita vierastamaan koko aihepiiriä. ”Välillä keskustelu voikin olla sen verran korkealentoista, että on vaikea saada siitä otetta.”

Ja niissäkin organisaatioissa, joissa HR yrittää päästä sinuiksi tekoälyn kanssa, ongelmia riittää: ei tunnisteta esimerkiksi sitä, millaista dataa pitää kerätä.

”Usein muilla osastoilla on myös ne paremmat työkalut”, lisää Frisk.

Mutta alkuun pääsee tekemällä ”kevyen auditin” siitä, miten digitalisaatiota on hyödynnetty – ja kenties alihyödynnetty – organisaatiossa. ”Samalla selviää, mitä panostuksia pitää tehdä esimerkiksi tietoturvaan.”

Ja vaikka HR:llä ei olisi valtavasti paukkuja laitettavaksi tekoälyoperaatioiden kehittämiseen, pitää muistaa, että kaikki AI-kikat eivät maksa maltaita.

”Ei ihan heti tarvitse ottaa käyttöön niitä kalliita ja raskaita IT-projekteja, joissa luodaan oma tekoälyyn perustuva ratkaisu, vaan voi aloittaa vähän kevyemmin”, Frisk rohkaisee.

”Tekoäly on aika velho myös analysoimaan HR-dataa.

Ihmiset arvossaan

Tekoälyn esiinmarssi työpaikoilla ei myöskään tarkoita mitään dramaattista kovien arvojen nousua pehmeiden yli. Itse asiassa LinkedIn-tutkimuksenkin mukaan ”people skills” – eli kaikenlainen vuorovaikutus ja viestintä töissä – on amerikkalaisten johtajien murskaavan enemmistön (92%) mukaan tärkeämpää kuin koskaan.

LinkedInin pääekonomisti Karin Kimbrough onkin arvioinut, että jahka työntekijät oppivat käyttämään AI-työkaluja, tekoälyn lisääntyvä käyttö itse asiassa auttaa ihmisiä parantamaan vuorovaikutusta kollegoiden, esihenkilöiden – ja tietysti asiakkaiden kanssa.

”Tämä on tärkeä pointti: kun viestintätaitoja työpaikalla vahvistetaan, niin kaikki saadaan pelaamaan entistä paremmin yhteen”, summaa Antti Merilehto.

SUOMALAISET EIVÄT PELKÄÄ, ETTÄ TEKOÄLY VIE TYÖPAIKAT

Kuva: Pixabay

Microsoftin tuore, tekoälyyn keskittyvä Work Trend Index -tutkimusraportti kertoo, että joka toisella suomalaisella työntekijällä meinaa paukut loppua kustannuspaikalla.

Maailmanlaajuiseen tutkimukseen osallistuneista suomalaisista työntekijöistä 50 % sanoo, että heillä on ollut vaikeuksia löytää riittävästi aikaa ja energiaa saada työnsä tehtyä. Nämä työntekijät sanoivat 2,8 kertaa muita todennäköisemmin, että innovatiivinen ja strateginen ajattelu tuottavat heille haasteita. Samaan aikaan suomalaisjohtajista puolet (51 %) sanoo olevansa huolissaan innovaatioiden puutteesta.

Tutkimuksen mukaan 66 % suomalaisista työntekijöistä sanoo, että heillä ei ole riittävästi aikaa keskittyä työhönsä työpäivän aikana ilman keskeytyksiä. Vain joka neljäs suomalainen työntekijä (25 %) uskoo, että jos he jäisivät valtaosasta kokouksistaan pois, muut kollegat kaipaisivat heitä.

Vain noin joka kolmas suomalaisista työntekijöistä (33 %) sanoo olevansa huolissaan siitä, että tekoäly vie heidän työpaikkansa. Kuitenkin jopa lähes kaksi kolmesta (60 %) delegoisi tekoälylle omista työtehtävistään niin suuren osuuden kuin mahdollista. Suomalaisista johtajista 28 % arvioi, että tekoäly luo työhön lisäarvoa tehostamalla tuottavuutta.

74 % suomalaisista johtajista sanoo, että rekrytoitavat työntekijät tarvitsevat uudenlaista osaamista ollakseen valmiita tekoälyn kasvuun. Vastaavasti 45 % suomalaisista työntekijöistä sanoo, että heillä ei ole tällä hetkellä oikeaa osaamista työssä pärjäämiseksi.

Edelman Data x Intelligence -tutkimusyhtiön Microsoftille toteuttamaan Work Trend Index -työelämätutkimukseen osallistui 31 000 työntekijää 31 maasta. Vastaajista noin tuhat oli Suomesta. Kyselytutkimus toteutettiin verkossa helmi–maaliskuussa 2023.

Teksti: Sami J. Anteroinen

Julkaistu: 11/2023