Skillmotor

HR-järjestelmät
Koulutus
Tiimit
Valmennus
Yrityskulttuuri

Etäyhteistyön opeilla uuteen nousuun

artikkelikuva: Etäyhteistyön opeilla uuteen nousuun

Kuva: 123RF


Kaikkien työntekijöiden siirtyminen etätöihin yllätti monet työpaikat. Joillekin etätyö on ollut arkea jo vuosikymmeniä, mutta useissa työyhteisöissä etätyötä oli vasta kokeiltu. Äkkiä oltiinkin tilanteessa, jossa ihan kaikki, joille se on mahdollista, tekevät työnsä muualla kuin työpaikalla. Millä keinoilla yhteistyötä onnistuttiin edistämään etänä? Mitä kaikkea etäyhteistyö on opettanut meille yhteistyöstä? Kuinka voimme hyödyntää oppeja vielä korona-ajan jälkeenkin, kun siirrymme uuteen nousuun?

Mikä saa ihmiset tekemään yhteistyötä?

Minkä takia pelkkä pyyntö, kehotus tai käsky ei saa ryhtymään siihen? Neurotieteilijöiden havaintoja yksinkertaistaen kyse on ennen kaikkea luottamuksen ja turvallisuuden tunteista. Ihminen tekee aitoa yhteistyötä toisten kanssa vasta kun on turvallinen olo. Tältä osin ihmisen aivot toimivat kuin luolamiesten aikaan, jolloin oli voitava luottaa toisiin heimon jäseniin ennen kuin pystyi vaikkapa nukkumaan rauhassa. Miten luottamusta luodaan tiimin kesken? Nyrkkisääntönä voimme varmasti todeta, että kaikki, mikä edistää tutustumista toisiin, auttaa. Moni tiimi onkin pohtinut yhdessä mitkä ovat heille sopivimmat tavat tähän. Etenkin uusien kesätyöntekijöiden saapuessa etätutustumisen keinot ovat kultaakin kalliimpia.

Tavoitteet ratkaisevat

Vaikka luottamus olisi kunnossa, voi silti käydä niin, että yhteistyötä ei synny. Oletko tullut ajatelleeksi, että yhteistyö alkaa tavoiteasetannasta? Jos tavoitteet on sovittu yhdessä ja niiden saavuttaminen edellyttää yhteistyötä niin silloin tehdään yhteistyötä. Jos taas olemme asettaneet vain yksilötavoitteita niin silloin ihmiset todennäköisimmin jäävät tekemään töitään yksinään. Jo tavoitteista sopiessa kannattaa osallistaa kaikki pohtimaan millaista yhteistyötä tarvitsemme ja mitä se käytännön järjestelyinä tarkoittaa.

kuva
Kuva:Pexels

Etäyhteistyön taidot

Mitä taitoja etäyhteistyössä tarvitaan? Johtamistehtävässä on hyvä olla ainakin luottamuksen luomisen, osallistamisen, kannustamisen ja innostamisen taitoja. Ne koostuvat käytännössä esimerkiksi fasilitointitaidoista, valmentavan vuorovaikutuksen taidoista ja teknisten yhteydenpitovälineiden tuntemisesta sekä myönteisyystaidoista. Etänä on entistäkin tärkeämpää osata kysyä valmentavia kysymyksiä: Millä välineillä pidämme yhteyttä? Miten jaamme tietoa? Kuinka luomme yhdessä tekemisen fiilistä?

Mitä etäyhteistyön taitoja tiimin tai työryhmän jäsenet tarvitsevat? Sitä kannattaa kysyä heiltä itseltään: Mitkä taidot ovat hyödyksi etätyössä ja etäyhteistyössä? Listalle pääsevät varmasti sekä monet itsensä johtamisen taidot että vuorovaikutustaidot. Digitaalinen vuorovaikutus on taito, jota me kaikki tarvitsemme etäyhteyksien päässä työskentelyssä. On uudella tavalla merkityksellistä millä viestimellä otamme yhteyttä, miten nopeasti vastaamme, lisäämmekö saatesanoja tai tervehdyksiä vai jätämmekö ne pois, käytämmekö hymiöitä, välimerkkejä tai huutomerkkejä. Moni tietää omasta kokemuksesta miltä tuntuu saada vastaukseksi pelkkä isoilla kirjaimilla kirjoitettu OK!

Yhteinen aika on arvokasta

Yhteiset palaverit ovat etätyössä tärkeä foorumi. Yhteinen aika on arvokasta, joten saatamme huomaamattamme kehittyä palaverinpitäjinä, kun pidämme ne etänä. Huomaamme pian, että agenda ja sitä seuraava selkeä palaverin kulku auttavat. Toteamme nopeasti myös, että kannattaa kutsua vain tarvittavat ihmiset mukaan. Palaverien pituus lyhenee ja moni on tullut siihen tulokseen, että on todella paljon parempi idea pitää lyhyt palaveri kerran viikossa kuin pitkä kerran kuussa. Moni on alkanut käyttää osallistamisen tekniikoita, joilla saa kaikki osallistumaan sekä välttää jumittumista yhtä henkeä koskeviin asioihin, koska muuten osa etäosallistujista alkaa naputella sähköpostejaan. Käteviä, yksinkertaisia osallistamisen tekniikoita ovat esimerkiksi ideoiden tai kommenttien kerääminen kokoustyökalun keskustelu- tai valkotaulutoiminnolla tai ihan vain nopea suullinen kierros, jossa kuullaan ihan jokaisen ajatus, näkemys tai onnistuminen. Hienouksiakin kokoustyökaluista löytyy. Esimerkiksi pariporinat ja ryhmäkeskustelut tuovat mukavaa vaihtelua ihan tavanomaisiin viikkokokouksiinkin. Niissä voi vaikkapa analysoida viime viikon onnistumisia tai pohtia mikä tekisi palavereista vielä parempia.

Korona-aikana kokeiltiin ilahduttavan monenlaisia yhteistyötunnelmaa edistäviä vapaamuotoisempiakin tapoja ja niistä tuli erinomaisia tuloksia. Tässä hyviksi todettuja käytäntöjä eri työpaikoilta:

  • Joka aamu 10 minuutin tilannekatsaus kokoustyökalulla
  • WhatsApp-ryhmä muulle kuin varsinaisille työasioille
  • Virtuaalikahvit kamera päällä, vaikka olisi hiukset kampaamatta
  • Virtuaalilounas, eri keskusteluteemoja
  • Huomenet ja heipat ja muuta yhtä tärkeää Teamsin omalla kanavalla
  • Perjantai-iltapäivisin yhteinen virtuaalinen viikonlopun aloitus omavalintaisen kuplivan kera

Näitä sanottiin ”ehdottomiksi hajallaan työskentelevässä tiimissä” ja tulokset kuulostivat loistavilta. Veisivätkö uudet yhteistyön ylläpitämisen taidot meidät korona-ajan jälkeen uuteen nousuun?

Teksti: Pia Aalto

kuva


Kirjoittaja Pia Aalto on ratkaisukeskeinen valmentaja, joka toimii mm. kokoonpanossa Pomon Enkelit. Hän on myös etäjohtamisen konkari usean vuoden ajalta.

Julkaistu: 04/2020

Mitä mieltä olit artikkelista?

arvosana 1 arvosana 2 arvosana 3 arvosana 4 arvosana 5

Seuraa HR viesti

mainos_286
mainos_163



Seuraa HR viesti
Facebook, seuraa LinkedIN, seuraa
PubliCo B2B mediat:
enertec »     HR viesti »     kita »     prointerior »     prometalli »     proresto »     seatec »